Поскольку все больше и больше компаний переходят на телеработу и удаленную работу , концепция асинхронной работы становится все более важной. Хотя его популярность растет, вы, возможно, раньше не слышали об асинхронной работе. В этой статье мы подробно рассмотрим эту концепцию.

Мы расскажем, что такое асинхронная работа, какие преимущества она предлагает и чем она отличается от своего традиционного аналога — синхронной связи. Мы также рассмотрим, как вы можете использовать асинхронную работу в своем бизнесе с помощью учета времени.

Что такое асинхронная работа?

Начнем с основ: асинхронная работа — это стиль работы, который не предполагает взаимодействия в реальном времени. Он полностью зависит от графиков отдельных сотрудников компании. У асинхронных рабочих групп нет общего расписания — каждый из их сотрудников волен выполнять свою работу, когда пожелает. В результате асинхронная работа требует гораздо большего планирования, чем синхронизированная связь. Но он может иметь множество преимуществ по сравнению с его более распространенным аналогом, например, повышенную автономию сотрудников.

Чуть позже мы рассмотрим преимущества, а также недостатки асинхронной работы. Перед этим давайте сравним это с синхронной работой и рассмотрим ключевые различия между ними.

Асинхронная и синхронная работа

Как уже упоминалось, асинхронная работа не предполагает обмена данными в реальном времени. Это означает, что ваша команда не получит обратной связи в режиме реального времени, если вы воспользуетесь этой стратегией. В результате ключевое различие между асинхронной и синхронной работой можно свести к одной концепции — планированию. Это включает в себя не только объем планирования вашего бизнеса, но и то, насколько далеко вперед ему придется планировать.

Имейте это в виду, чтобы определить, когда асинхронная работа — не лучший вариант, о чем мы поговорим позже. А пока давайте рассмотрим несколько примеров каждого из них, начиная с более распространенной стратегии: синхронизированной связи .

Примеры синхронной работы

Синхронная работа может происходить практически где угодно — как в офисе, так и при удаленной работе. Примеры этого включают:

• Видео встречи
• Общение в чате в реальном времени
• Личные обсуждения

Примеры асинхронной работы

Хотя асинхронные каналы связи можно использовать для синхронизированной работы, они обычно не требуют немедленного ответа. Ключевой способ определить такие каналы — проверить, есть ли у них индикаторы активности. Если нет, то они, вероятно, предназначены для асинхронной связи. Ключевые примеры:

• Электронная почта
• Приложения для управления проектами и задачами (обычно с функцией комментирования)
• Ветки обсуждений в приложениях чата

Преимущества асинхронной работы для вашего бизнеса

Изучив основы концепции, давайте теперь посмотрим, как асинхронная работа может помочь вашему бизнесу добиться успеха.

Повышение самостоятельности и ответственности сотрудников.

Повышенная автономность является одновременно результатом и основным требованием асинхронной работы. В конце концов, отсутствие связи в реальном времени означает, что вашим сотрудникам придется самим принимать гораздо больше решений. В противном случае они будут тратить время на ожидание инструкций. Это может быть немного нервным, особенно для новых сотрудников. Но повышение уровня автономии сотрудников может принести вашей фирме много преимуществ.

Примером таких преимуществ является повышение ответственности сотрудников. Ваша команда будет более ответственно относиться к своей работе, стремясь чаще прикладывать все усилия. Это имеет множество преимуществ, о которых вы можете узнать в нашей статье о повышении профессиональной вовлеченности .

Улучшение концентрации и продуктивности

Одним из эффектов асинхронной работы является то, что вам придется общаться реже, но более вдумчиво. В конце концов, ваши электронные письма наверняка длиннее и подробнее, чем ваши разговоры в чате. Сообщения могут отвлекать многих специалистов, отвлекая их от состояния глубокой концентрации. Следовательно, если в вашей команде будет обмениваться меньшим количеством сообщений, это уменьшит вероятность отвлечения сотрудников.

Уменьшение возможностей отвлечения внимания и улучшение концентрации будут иметь один ключевой эффект: повышение производительности. Члены команды смогут сохранять свою продуктивность в течение более длительных периодов времени, в результате выполняя больше задач. 

Повышенная гибкость и баланс между работой и личной жизнью

Отсутствие связи в реальном времени означает, что ваша команда может работать, когда захочет. Они могут использовать часы пиковой продуктивности для выполнения своих задач тогда, когда они работают с максимальной отдачей. Следовательно, ваши сотрудники также будут иметь больше свободы в выполнении своих личных обязанностей, что улучшит баланс между работой и личной жизнью.

Как и многие вещи, которые мы здесь исследовали, это также имеет свои положительные эффекты. Узнайте о них из нашего руководства о том , как баланс между работой и личной жизнью сотрудников может способствовать росту бизнеса .

Доступ к более широкому пулу талантов

Поскольку рабочее время не имеет большого значения в асинхронной рабочей среде, вы можете нанимать профессионалов со всего мира. Это может открыть целый мир возможностей для вашего бизнеса — независимо от того, хотите ли вы более качественных или более доступных специалистов. Гибкость также сделает вашу компанию более привлекательной для лучших профессионалов в вашей отрасли.

Проблемы реализации асинхронной работы

Хотя эта концепция имеет множество преимуществ, она не обходится и без нескольких недостатков. Давайте рассмотрим их дальше, начав с очевидного, но запутанного: общения.

Коммуникация

Хотя отсутствие связи в реальном времени является основной особенностью работы синхронизации, для некоторых команд . Асинхронная среда требует такого уровня ясности общения, которого некоторым командам может быть сложно достичь. Нечеткая коммуникация приведет к недопониманию , что приведет к задержкам . В результате некоторые команды могут не лучшим образом подходить для этой стратегии.

Управление и доверие

Управление командой профессионалов без связи в режиме реального времени может оказаться непростой задачей. В конце концов, вы не сможете предоставить своей команде обратную связь или определить, правильно ли они поняли ваш запрос в режиме реального времени.

Еще одна вещь, которая тесно связана с этим, — это доверие. В конце концов, вам не нужно будет управлять сотрудниками, которым вы очень доверяете. Укрепление доверия обычно требует времени, но в асинхронной рабочей среде это может занять еще больше времени.

Взаимозависимые задачи

С заданиями с большим количеством взаимозависимостей будет труднее работать при асинхронном обмене данными. В частности, эти задачи будут выполняться медленнее. К счастью, вы можете смягчить этот недостаток при тщательном планировании. Заблаговременное определение того, что нужно будет сделать каждому специалисту, поможет избежать ненужных замедлений.

Использование преимуществ асинхронной работы с таймером

Изучив проблемы асинхронной работы, теперь мы можем рассказать, как их можно преодолеть. Мы будем использовать инструмент повышения производительности, который вы, вероятно, уже используете в своем бизнесе: программное обеспечение для учета рабочего времени .

Обеспечьте продуктивность с помощью отслеживания времени и уровня активности

Поскольку асинхронная работа выполняется удаленно, и она, и механизмы удаленной работы имеют одну и ту же ключевую задачу для менеджеров: производительность . Точнее, многие руководители обеспокоены тем, что их сотрудники могут начать работать меньше, чем положено. Однако гарантировать, что этого не произойдет, легко с помощью приложений для отслеживания времени. В общем, они незаменимы при любом гибком рабочем графике , независимо от стиля общения. Разнообразные отслеживаемые данные, такие как время и уровень активности, также помогут вам завоевать доверие сотрудников.

Управляйте проектами и задачами в одном месте

Многие высококачественные приложения позволяют вам управлять проектами и задачами там же, где вы отслеживаете время. Это может быть отличным решением для того, чтобы участники вашего рабочего пространства знали, над чем работают все остальные. В результате они смогут правильно расставить приоритеты в своих задачах, чтобы максимизировать эффективность.

Отслеживайте выполненную работу

Продолжая тему заданий, система управления задачами также поможет отслеживать, какая работа выполнена. Используя высококачественное приложение с настраиваемыми статусами , вы даже можете систематизировать выполненные задачи. Например, в WebWork у вас есть возможность создавать отдельные статусы задач для заданий, которые:

• Полностью завершено
• Ждем дальнейшей информации
• Ожидание работы другого человека
• Ожидание рассмотрения

Помимо заданий, еще один отличный способ следить за прогрессом — ежедневные стендапы . Если вы не в курсе, стендап-митинг — это короткое собрание, преследующее одну четкую цель: следить за прогрессом . Между тем стендап — это виртуальная версия таких встреч. Некоторые высококачественные трекеры времени предлагают автоматические стендапы, которые можно настроить в несколько кликов. Например, WebWork может отправить несколько стендапов в каждое подразделение вашей компании через WebWork Chat или Slack. ознакомьтесь с нашей интеграцией со Slack .

Обнаруживайте и устраняйте отвлекающие факторы

Одним из главных преимуществ асинхронной работы является то, что она помогает сократить количество отвлекающих факторов . Качественный трекер времени поможет вам выйти на новый уровень. Например, WebWork позволяет вам настраивать различные приложения и веб-сайты как продуктивные , нейтральные или непродуктивные . Поскольку ваши сотрудники работают за компьютерами при включенном трекере, он будет обнаруживать непроизводительные платформы. Затем WebWork предупредит вашу команду, чтобы она не тратила время на такие веб-сайты и приложения, что поможет избежать негативных последствий отвлекающих факторов.

Улучшите связь и настройте каналы экстренной помощи

Возможно, вы об этом не задумывались, но трекеры времени могут быть отличным средством для улучшения совместной работы . Некоторые более качественные предлагают встроенные инструменты общения, такие как чат и видеоконференции. Но некоторые из лучших трекеров времени, такие как WebWork, предлагают еще больше функций благодаря нескольким каналам .

Основная причина, по которой вам следует использовать разные каналы чата, — это готовность к чрезвычайным ситуациям . В таких ситуациях вам понадобится ваша команда, чтобы иметь возможность быстро реагировать. Это идеально подводит нас к следующему пункту обсуждения — случаям, когда асинхронная работа не является лучшей.

Когда асинхронная работа не лучший вариант?

В некоторых случаях общение в режиме реального времени невозможно ничем заменить. К счастью, таких примеров не так много. Сейчас мы рассмотрим:

• Чрезвычайные ситуации
• Сложные разговоры

Чрезвычайные ситуации

Если на вашем предприятии возникла чрезвычайная ситуация, вам потребуется персонал, чтобы действовать немедленно . В отличие от почти всех других задач, чрезвычайные ситуации нельзя планировать заранее. Это подчеркивает важность выделенных синхронных каналов связи, даже если использовать их следует редко.

Сложные разговоры

Если вам нужно провести сложный разговор с сотрудником, лучшим вариантом будет сделать это лично. Это может быть разговор о плохой работе, поведении или другой нюансной ситуации. Обратная связь в реальном времени при синхронном общении, особенно с точки зрения эмоций , в таких случаях неоценима.

Установка рекомендаций для обеспечения эффективной асинхронной связи

Прежде чем завершить эту статью, давайте рассмотрим еще одну вещь, которая может помочь улучшить асинхронную связь: рекомендации .

Рекомендации по времени ответа

Хотя асинхронная работа не является немедленной, ее не следует откладывать и на слишком долгий срок . При реализации стратегии в вашей фирме установите правила относительно продолжительности ответа. Конечно, это будет во многом зависеть от того, насколько растянуты графики вашей команды. Если у вас есть люди, работающие с разных концов земного шара, хорошим началом может быть около 8–12 часов. Если все ваши сотрудники находятся в одном часовом поясе, вы можете попробовать 4–6 часов или меньше.

Контекстные рекомендации

Как упоминалось ранее, асинхронная работа предполагает меньшее количество, но более продуманных сообщений. Если вы забудете какие-либо необходимые детали в своих сообщениях, это может привести к серьезным неудачам . Их серьезность, конечно, будет зависеть от ваших рекомендаций по времени ответа, что еще раз подчеркивает их важность. По этой причине вам будет разумно установить правила относительно того, сколько информации каждый должен включать в свои сообщения. Однако, как правило, предпочтительным вариантом является чрезмерное общение

Заключительные мысли

Хотя синхронная работа широко распространена во всем мире, асинхронная коммуникация имеет большой потенциал . Для многих предприятий это может предложить множество преимуществ, помогая ускорить их рост.

Однако концепция не лишена недостатков. Интеграция может оказаться сложной задачей, поскольку управление персоналом является одной из самых сложных частей перехода.

Но, используя правильные инструменты и эффективный подход, вы сможете извлечь из этого выгоду для своего бизнеса. Высококачественные приложения для учета рабочего времени будут иметь неоценимое значение, если вы захотите перейти на другую работу. Одновременно они предоставят вам множество дополнительных преимуществ, что сделает их выгодной инвестицией, независимо от того, как ваша команда общается в долгосрочной перспективе.