Эффективное управление временем на работе — неуловимая мечта, к которой мы все стремимся. У вас когда-нибудь был такой день, когда к наступлению ночи вам приходилось просматривать едва отмеченный список дел? Вы не одиноки. В сегодняшних условиях, когда встречи накапливаются, уведомления бомбардируют нас, а социальные сети заманивают нас, эффективное управление своим временем — это не просто навык, это стратегия выживания.

Но знаете что? Мы взломали код. Мы нашли 18 преобразующих стратегий тайм-менеджмента, которые изменят ваш подход к тайм-менеджменту в вашей профессиональной жизни. 

Прошли те времена, когда сроки были нарушены, списки дел не проверялись, а чувство неудовлетворенности прошло. Вместо этого вы будете достигать своих целей, завоевывать уважение коллег и завершать каждый рабочий день с приятным чувством выполненного долга.  

Но давайте сначала поймем, почему тайм-менеджмент так важен и как вы можете определить, нужно ли вам улучшить свой тайм-менеджмент. 

Почему важен тайм-менеджмент? 

10 причин управлять временем

Источник изображения: BeforeSunset AI

Тайм-менеджмент подобен зеркалу, которое показывает вам, как вы проводите свое время, и выделяет области, где вы можете немного подкорректировать ситуацию. Вы когда-нибудь чувствовали, что постоянно опаздываете со сроками или работаете допоздна? Что ж, отслеживание того, как проходит ваш день, может помочь вам заметить этих постоянных пожирателей времени, и вы, возможно, сможете разработать надежный план, чтобы победить их.

Вы хотите начать с того, что выделите немного времени для достижения своих больших бизнес-целей. Следовательно, набросайте свой день и убедитесь, что действительно важные задачи не остаются на втором плане. Это гарантированный способ повысить вашу продуктивность. 

Подумайте об использовании приложений для отслеживания времени. Они подобны вашим личным тренерам по времени: они следят за тем, что вы делаете, и рассказывают вам о ваших рабочих привычках. Точно так же журнал времени может помочь выявить потери времени и области, где можно улучшить распределение времени.

Почему бы не попробовать поставить несколько целей на неделю или месяц, а затем посмотреть, как вы начнете двигаться вперед? Посмотрите на такие вещи, как:

• Сколько времени вы обычно тратите на выполнение задачи
• Независимо от того, регулярно ли вы сжигаете полуночное масло
• Вы тратите больше времени на срочные задачи или на повседневные?
• А как насчет ваших первоочередных работ по сравнению с не столь важными? 
• Как часто перерывы в личной жизни выбивают вас из игры

Знаете, сравнив их, вы получите четкое представление о том, насколько хорошо вы справляетесь со своим временем. Все эти идеи — золотые самородки для понимания вашего стиля работы, выявления узких мест и выработки более оптимизированного подхода к вашим задачам. Бонус? Вероятно, вы почувствуете меньше стресса, работу, жизнь, наконец, наладится, а ваша карьера пойдет в гору.

18 эффективных приемов тайм-менеджмента, которые стоит попробовать

Лучшие навыки тайм-менеджмента

Источник изображения: Баланс

1. Овладейте искусством планирования

Продуманное планирование является краеугольным камнем эффективного управления временем. Дайте себе время, чтобы сформулировать свои задачи. Это включает в себя запись задач, установление сроков и оценку лимита времени для каждой, включая выделение блоков времени для сложных и выполнимых задач. 

Определите свои наиболее продуктивные временные интервалы и запланируйте важные задачи на эти периоды. Вы можете составить план на каждый день, а затем составить хорошо организованный недельный график, чтобы максимально эффективно использовать свое время. Распределяя время для занятий, учитывайте временные ограничения для каждой задачи и ставьте измеримые цели, чтобы эффективно отслеживать свой прогресс. 

Давайте представим это так: скажем, вы пишете в блоге о моде и ювелирных украшениях, таком как Writer Alpha. Вам нужно курировать контент, чтобы привлечь внимание модных читателей, исследовать последние тенденции образа жизни и ювелирных украшений, писать, редактировать, а затем публиковать. 

Конечно, между этими блоками у вас есть время для глубокой работы, встреч и даже перерывов. Да, перерывы тоже важны. Благодаря такой четкой, поблочной организации ваших задач вы сможете уменьшить то подавляющее чувство, которое возникает, когда ваш список дел кажется бесконечным. 

Чем подробнее ваше расписание, тем легче эффективно распределять время, избегать чрезмерных обязательств и управлять рабочей нагрузкой. План действует как дорожная карта, направляя ваши действия и решения. За счет резервного времени для непредвиденных задач или осложнений вы будете лучше подготовлены к тому, чтобы справляться с сбоями, не жертвуя при этом другими задачами.

2. Сделайте расстановку приоритетов приоритетом

Приоритизация

Источник изображения: Доктор времени

Расстановка приоритетов — это больше, чем ежедневный список дел; это инструмент критической оценки. Когда вы пытаетесь выяснить, какие задачи очень важны, а какие могут подождать, матрица Эйзенхауэра может вам помочь. По сути, речь идет об организации задач по их значимости и скорости их выполнения. 

Однако этот подход применим не ко всем ситуациям. Ваши задачи, цели и сроки определяют процесс расстановки приоритетов. Речь идет не просто о сортировке задач; речь идет об инвестировании своего времени туда, где оно наиболее важно, и повторении преимуществ тайм-менеджмента. 

Устранение времени, затрачиваемого на задачи с низким уровнем воздействия и ежедневные задачи, создает больше возможностей для выполнения важных задач и продвигает вас к вашим ключевым целям.

3. Аудит тайм-менеджмента необходим

Думайте о них как об удобном зеркале, которое отражает, где проходит каждая минута вашего дня. Просто запишите все, чем вы заняты в течение дня, и следите за тем, сколько времени отнимает каждая задача.

Поверьте мне, это может быть ошеломляющим, особенно если вы носите шляпу предпринимателя или управляете своим стартапом и стремитесь достичь финансовых показателей. Это похоже на включение прожектора: вы внезапно видите закономерности и получаете четкое представление о том, как вы проводите время.

Имея в голове эти знания, вы находитесь на месте водителя. Вы можете немного смешать вещи — подтолкнуть здесь, подправить там. Сосредоточьтесь на задачах, которые приносят результат, и избавьтесь от тех, которые просто отнимают ваше время. Регулярные проверки времени позволяют вам внимательно следить за своими привычками, что позволяет вам укладываться в сжатые сроки и приспосабливаться по ходу дела.

4. Минимизируйте перерывы в рабочем процессе

Представьте себе мир, в котором нет отвлекающих факторов — насколько это было бы здорово? Мы могли сосредоточиться на том, что действительно важно, без каких-либо перерывов. Но давайте будем честными: отвлекающие факторы есть повсюду. Итак, что ты делаешь? Вы создаете свой маленький пузырь производительности.

Это может означать поиск тихого места, использование наушников с шумоподавлением или отключение цифровых уведомлений. Вы даже можете использовать приложения для отслеживания и мониторинга важных отвлекающих факторов, которые нельзя игнорировать, например, заботы о близких, страдающих заболеваниями. 

Например, использование одного из лучших GPS-трекеров для пациентов с деменцией может обеспечить их безопасность, не отвлекая вас от ваших задач. Вы сами решаете, что лучше всего подходит для вас. Не забудьте установить периоды «не беспокоить» для сосредоточенной работы. Перебои могут нарушить ваш поток, и восстановление концентрации может стать проблемой. 

Исключите отвлекающие факторы в своей повседневной жизни, и вы увидите, насколько гладкими будут ваши рабочие процессы.

5. Овладейте навыками делегирования

Делегирование полностью меняет правила игры, особенно когда вы утопаете в работе. Вся хитрость заключается в том, чтобы правильно выполнять задачи правильной парой рук. Вы должны четко понимать, что, когда и кто выполняет каждую задачу.

Предположим, у вас есть интернет-магазин ShopSolarKits, в котором продаются все виды передового технического оборудования. У вас есть все: от инновационных солнечных панелей до высокотехнологичных изделий, таких как инверторы. Ваша тарелка завалена задачами — от отслеживания запасов, обновления описаний продуктов и ответа на запросы клиентов до распространения информации о вашем магазине.

Чтобы повысить свою эффективность, вы можете поручить инвентаризацию кому-то с потрясающими организаторскими способностями. Вы также можете передать задание по описанию продукта тому, кто знает, как составить предложение, и знает технические подробности о солнечных панелях. Конечно, поначалу может показаться немного странным позволять другим брать на себя задачи. Но как только вы освоитесь, вы заметите огромные изменения в своей рабочей нагрузке.

Внезапно у вас появилось время для вещей, требующих вашего личного подхода. Делегирование – это не только ускорение выполнения задач, но и создание сильной команды и повышение квалификации.

Когда члены команды приступают к выполнению новых задач, их уверенность возрастает, а моральный дух значительно повышается. 

6. Чемпион по однозадачности

Чемпион по однозадачности

Источник изображения: Business Insider India

Хотя многозадачность может показаться эффективной, она часто приводит к ошибкам и увеличивает время выполнения задач. С другой стороны, однозадачность предполагает полное сосредоточение внимания на одной задаче за раз. 

Такая концентрация позволяет выполнять глубокую работу — не отвлекаясь, высоко сфокусированные усилия — и снижает когнитивную перегрузку, вызванную постоянным переключением задач. Однозадачность способствует более высокому качеству работы, скорости и более глубокому пониманию задач.

7. Запланируйте важные дела на утро

Для многих утро представляет собой уникальное окно повышенной концентрации и энергии. Решение самых важных задач утром поможет вам использовать этот потенциал. 

Нагружая свой день ключевыми задачами, вы не только эффективно используете свое прайм-тайм, но и создаете страховку на случай непредвиденных сбоев в течение дня.

8. Поймите, когда пора заканчивать

Мы можем легко втянуться в рутину, но не менее важно знать, когда следует нажать на тормоза. Баланс между работой и личной жизнью — это не просто крылатая фраза; это необходимый элемент устойчивой производительности. Признание своих ограничений, установление границ и знание того, когда следует отойти от работы, не только предотвращает выгорание, но также способствует творчеству и омоложению. 

9. Делайте перерывы между задачами

Точно так же, как спортсмену необходимо время для восстановления между тренировками, вашему разуму нужны перерывы между задачами. Структурированные паузы, часто называемые «помидорами», действуют как интервалы умственного восстановления, улучшая концентрацию и предотвращая усталость. 

Техника Помидора

Источник изображения: Merixstudio

Регулярные перерывы между задачами могут помочь поддерживать продуктивность и снизить уровень стресса. Эксперты по тайм-менеджменту рекомендуют включать в свой график свободное время, чтобы зарядиться энергией и максимально продуктивно использовать свое время.

Делая короткие запланированные перерывы, вы поддерживаете устойчивый ритм продуктивности и гарантируете, что постоянно работаете с максимальной отдачей.

10. Определите свой продуктивный ритм

Каждый работает по-своему, и понимание вашего рабочего ритма может существенно повысить вашу продуктивность. Независимо от того, являетесь ли вы утренним жаворонком, полуночником или кем-то средним, зная, что ваши часы пиковой продуктивности соответствующим образом распределяют ваши самые требовательные задачи. 

11. Установите четкие цели встречи

Распространенной тратой времени на рабочем месте являются плохо структурированные, бесцельные встречи. Чтобы бороться с этим, ставьте четкие и достижимые цели для каждой встречи. Заранее предоставьте краткую повестку дня и следите за тем, чтобы обсуждение продолжалось. 

Одним из аспектов, который часто упускают из виду, когда речь идет о встречах, особенно в глобальных организациях, является проблема координации с зарубежными операторами. Наличие нужных людей на правильных ролях , понимание культурных нюансов и управление разницей во времени — это лишь некоторые аспекты, которые следует учитывать. Эти факторы могут оптимизировать ваш процесс и повысить общую продуктивность совещаний.

Поощряйте участие, но также цените краткость. Вы не только экономите время, но и гарантируете, что каждая встреча приносит практические результаты, делая ее продуктивной и значимой. При наличии четких целей каждый участник знает свою роль, чего необходимо достичь и шаги, необходимые для достижения целей встречи.

12. Овладение искусством говорить «нет» дополнительным задачам

Мы все по-своему супергерои, но это не значит, что мы должны постоянно бросать вызов миру. Конечно, очень заманчиво кивнуть «да» на каждое задание. Но это может привести вас прямо в город стресса. Итак, научитесь вежливо и твердо говорить «нет» дополнительным задачам, когда ваша тарелка уже полна.

Помните, речь идет не об уклонении от ответственности. Речь идет о том, чтобы ваша рабочая нагрузка была сбалансированной и управляемой. Сказать «нет» не является негативным; речь идет о сохранении вашей энергии и сосредоточенности на выполнении поставленных задач. 

13. Поддерживайте святость отпуска и выходных.

Каникулы и выходные священны. Это ваше время для подзарядки, перезагрузки и омоложения. Работа без перерыва, даже в выходные дни, может утомить вас и нарушить баланс между работой и личной жизнью.

Подумайте об этом. Вам нужно это время, чтобы освежить свой разум и возродить мотивацию. Чтобы воспользоваться преимуществами свободного времени, вам необходимо установить четкую грань между работой и отдыхом. Поверьте мне, когда вы вернетесь на работу после настоящего перерыва, вы будете более сосредоточены, менее подвержены стрессу и готовы справиться с чем угодно.

14. Регулярно анализируйте свой распорядок дня.

Анализ ваших повседневных привычек — это все равно, что пролить свет на вашу продуктивность. Это поможет вам разобраться, что попадает в цель, а что нет. Разбейте свой день на части, оцените каждое занятие и посмотрите, какие из них помогают вам быть продуктивными, а какие просто отнимают время.

Это может предоставить вам ценные данные о том, что работает хорошо и где можно внести улучшения. Благодаря регулярной самооценке вы становитесь более осознанными, что позволяет вам оптимизировать свою деятельность для достижения максимальной производительности. Помните, ваш распорядок дня — это инструмент. Используйте его, чтобы работать умнее, а не усерднее.

15. Используйте возможности лучших приложений для повышения производительности

Разве не здорово, что технологии приходят на помощь, когда нам нужно управлять своим временем? Существует множество приложений, готовых и ожидающих, чтобы помочь вам выстроить задачи, отправить вам напоминания и отслеживать, насколько вы достигаете продуктивности.

Например, если вы разработчик или инженер данных, работающий с базами данных MongoDB, отслеживания изменений данных Mongodb, которую предлагает Estuary, может оказаться особенно полезной. Эта технология очень точна и позволяет обнаружить любые изменения в ваших данных в тот момент, когда они происходят. Это означает, что вы можете мгновенно реагировать и принимать решения.

Это похоже на личный помощник, который предупреждает вас о значительных изменениях данных по мере их возникновения, помогая вам эффективно расставлять приоритеты задач и более эффективно управлять своим временем. 

Эти приложения подобны вашим личным детективам времени: они отслеживают, как вы используете свое время, и предлагают ценную информацию, которая поможет вам принимать более разумные решения, основанные на данных. Итак, используйте возможности этих приложений и получите контроль над своим временем и производительностью.

16. Включите физическую активность в свой распорядок дня.

Включение физических упражнений в повседневную жизнь может показаться незначительным, но их влияние на продуктивность существенно. Регулярная физическая активность может улучшить ваше настроение, улучшить концентрацию и повысить уровень энергии. Даже короткие периоды движения в течение дня могут принести значительную пользу, способствуя эффективному управлению временем. 

Идея состоит в том, чтобы сделать физическую активность неотъемлемой частью вашего распорядка дня, а не перерывом. Включив упражнения в свой ежедневный ритм, вы начнете замечать, как ваша продуктивность резко возрастает, и в целом вы почувствуете себя намного лучше. 

17. Внесите разнообразие в свой распорядок дня

Повторение может стать монотонным и лишить вас энергии. Встряхните ситуацию. Внесите разнообразие в свой распорядок дня, чтобы стимулировать мозг и поддерживать высокий уровень мотивации. Это может быть так же просто, как изменить порядок задач или попробовать что-то новое.

Например, предположим, что вы занимаетесь поставками высококачественных ингредиентов. Вы можете изменить свой распорядок дня, изменив способ проверки различных категорий ингредиентов или метод проведения маркетинговых исследований для новых поставщиков. 

Это не только сделает ваш день более интересным, но и познакомит вас с различными аспектами вашей работы, которые иначе вы, возможно, не изучили. Вы также можете потратить некоторое время на изучение различных отраслей, которые обслуживает ваша компания.

Понимание различных требований и препятствий в этих различных отраслях может помочь вам внедрить свою первоклассную игру в свою работу. Кроме того, это отличный способ сделать вещи веселыми и интересными. Не позволяйте старой рутине сбить вас с толку и истощить вашу энергию. 

Когда вы смешаете свой день с множеством разных дел, вы увидите, что уровень вашего волнения и продуктивности продолжает неуклонно расти.

18. Периодически меняйте рабочую обстановку.

Вы когда-нибудь слышали поговорку: перемены так же хороши, как отдых? Встряхивание рабочей среды может творить чудеса с вашей продуктивностью. Это может быть простая настройка, например, перестановка стола, или более существенное изменение, например, работа в кафе вместо дома. 

Подумайте вот о чем: вы можете даже решить отправиться в путешествие по работе, изменив не только рабочую обстановку, но и всю среду. С помощью таких платформ, как Google Flights, вы можете полететь туда, где вы никогда не были, и вуаля — вы работаете с совершенно новым видом. 

Кто знает? Пляжный городок, горный регион или даже шумный город могут стать следующим местом, которое вдохновит вас на лучшие работы. Эта новизна может пробудить творческий потенциал и мотивацию, нарушить рутину и привнести свежую энергию в вашу работу. Итак, время от времени пробуйте новую рабочую среду. Вы можете быть удивлены повышением производительности, которое вы испытаете.

Заключение

Тайм-менеджмент – это поиск правильного баланса между работой и игрой, срочностью и важностью, сосредоточением и отдыхом. Речь идет об эффективной организации ваших задач, чтобы вы могли достичь большего, не чувствуя себя перегруженным.

К этому моменту у вас должен быть целый набор лайфхаков, чтобы каждый день работать как профессионал. Но вот в чем дело: знание этих техник тайм-менеджмента — это только начало. Настоящее волшебство возникает, когда вы последовательно применяете их на практике и совершенствуете свой подход по ходу дела.

Все эти методы тайм-менеджмента сводятся к одной золотой истине: когда вы владеете своим временем, вы владеете своей жизнью. Так что начните с малого, опробуйте некоторые из этих эффективных стратегий тайм-менеджмента и постепенно добавляйте новые в свой репертуар. 

Если вы хотите улучшить свои навыки тайм-менеджмента, попробуйте WebWork Tracker . Это комплексный инструмент, который следит за вашим рабочим временем, помогает вам оставаться в курсе задач и дает четкое представление о вашей продуктивности.

Тайм-менеджмент — это постоянное путешествие, а не какой-то конечный пункт назначения. По мере того, как вы растете и сталкиваетесь с новыми проблемами на работе, эти эффективные навыки тайм-менеджмента всегда будут вашими верными спутниками.

Биография автора

Буркхард Бергер — основатель Novum™. Он помогает инновационным B2B-компаниям внедрять ориентированные на прибыль стратегии SEO, чтобы увеличить органический трафик до 1 000 000+ посетителей в месяц. Хотите знать, каков ваш истинный потенциал трафика ?