Производительность и эффективность — это две стороны одной медали. Но это не так. Фактически, расстановка приоритетов между производительностью и эффективностью является узким местом для менеджеров в различных отраслях.
Если повышение производительности является одним из приоритетов вашей компании, возможно, вам стоит переосмыслить свою стратегию. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое производительность и эффективность. Более того, вы узнаете, как измерять продуктивность и эффективность при максимизации результатов.
Готовый? Давайте перейдем к делу.
Понимание производительности и эффективности
Допустим, в понедельник ваша команда чувствует себя воодушевленной. Они многое делают: пишут код, настраивают кампании, проводят встречи с клиентами. Всего они убивают 15 рабочих часов. Но в пятницу вы понимаете, что их результаты не дают результатов. Производительность означает количество часов, затраченных на работу , но не все из них обязательно одинаково эффективны.
Многие компании пытаются повысить производительность, не понимая, как стимулировать эффективную командную работу.
Что такое продуктивность?
Производительность измеряет, сколько работы выполняется за определенный период. Речь идет об объеме — сколько проектов, продуктов или результатов вы завершили.
Например, колл-центр может стремиться обрабатывать 1000 звонков в день. Если каждый агент выполняет свою норму, команда продуктивна. Но производительность сама по себе не гарантирует успеха, если клиенты уйдут недовольными из-за спешных разговоров.
Думайте о продуктивности как о том, чтобы сделать больше за меньшее время . Речь идет о результатах — будь то отправка электронных писем, подготовка отчетов или сборка продуктов.
Менеджер, ориентированный на продуктивность, задает следующие вопросы:
Сколько задач вы выполнили?
Сколько товара вы доставили?
Как быстро ты закончил?
Но сделать много не всегда означает сделать это хорошо .
Что такое эффективность?
Эффективность означает, насколько хорошо одни и те же ресурсы используются для достижения одного и того же результата.
Эффективное распределение ресурсов означает оптимизацию операций и делегирование задач. Эффективное управление ресурсами приводит к высококачественным результатам – выполнение работы с меньшими затратами ресурсов.
Например, вместо максимизации производительности вы можете расставить приоритеты. Сначала делегируйте высокоэффективные задачи и проверяйте, хорошо ли они выполняются. Это означает, что ваша команда в первую очередь будет вкладывать большую часть своей энергии в основные операции.
Это и есть эффективность — делать все правильно . Речь идет не только о быстрой работе, но и о том, чтобы каждое усилие имело значение.
Если вашим приоритетом является повышение эффективности, вам следует сосредоточиться на:
Использование меньшего количества ресурсов для достижения того же результата
Исключение ненужных шагов
Получение высококачественных результатов
Разница между эффективностью и производительностью
В то время как производительность измеряет, как много сделано, эффективность измеряет, насколько хорошо это сделано. Вы можете быть очень продуктивным, но неэффективным. Представьте себе команду продаж, которая делает 100 холодных звонков, не привлекая новых потенциальных клиентов.
И производительность, и эффективность имеют значение. Вы хотите добиться как можно большего, но не за счет потраченных впустую ресурсов или плохих результатов.
Хитрость заключается в том, чтобы намеренно соединить производительность и эффективность. Это означает эффективное использование всех ваших ресурсов и разумное управление временем .
Ключевые отличия – Сравнительная таблица
Различие? Производительность измеряет то, как много вы делаете. Эффективность показывает, насколько хорошо вы это делаете.
| Производительность | Эффективность |
Приоритет | Максимизация объема работы, выполненной в установленные сроки | Минимизация отходов и максимально эффективное использование ресурсов |
Лучшее для | Когда вам нужно выполнить большой объем задач или выполнить квоты | Когда качество имеет решающее значение, а ресурсы ограничены |
Задаваемые вопросы | Как многого мы достигли и как быстро мы это сделали? | Достигли ли мы оптимальных результатов? |
Фокус | Количество — сделать больше | Качество — правильное выполнение задач |
Цель | Обеспечьте как можно больше результатов | Достигайте высококачественных результатов с минимальными ресурсами (за половину стоимости) |
Измерение | Количество выполненных задач, произведенных изделий или отработанных часов | Ресурсы, используемые на единицу или качество результатов |
Подход | Высокоскоростной, ориентированный на задачу | Оптимизация процессов, бережное отношение к ресурсам |
Индикатор успеха | Достигнутый объем производства | Уровень сохранности ресурсов и поддержание качества |
Идеальный инструмент | Инструменты отслеживания задач и времени (например, WebWork Time Tracker для мониторинга выполнения задач) | Инструменты улучшения процессов (например, программное обеспечение для автоматизации для устранения избыточных шагов) |
Проблемы | Если качество не будет учтено, это может привести к спешке в работе и ошибкам. | Может привести к снижению объема выпускаемой продукции, если на оптимизацию будет потрачено слишком много времени. |
Основы производительности
Теперь, когда мы знаем, что такое производительность, давайте научимся использовать формулу производительности и оценивать планирование производительности.
Формула продуктивности
Формула производительности: Производительность = Выход / Затраты.
Одним из наиболее важных показателей измерения производительности являются KPI (ключевые показатели эффективности). Эти показатели помогут вам понять, насколько быстро растет ваша компания и как часто вы достигаете своих целей.
Для компании-разработчика программного обеспечения это может означать измерение количества завершенных функций по отношению к затраченным часам.
Например, если компания завершает 25 функций или исправляет ошибки на сумму 50 000 долларов США, используя 1000 часов разработки, расчет производительности выглядит следующим образом:
50 000 / 1 000 = 50 единиц продукции за рабочий час
В этом контексте «выход» может представлять собой результаты, такие как завершенные функции, устраненные ошибки или выпущенные версии. Эта формула показывает, какая ценность создается за час времени разработки.
Производительность
Когда вы фокусируетесь на продуктивности, вы можете сделать это двумя способами:
Больше продукции при тех же ресурсах. Вы хотите увеличить производство без новых сотрудников или увеличения бюджета.
Оптимизация ресурсов. Производительность – это не только скорость. Речь идет об использовании технологий, процессов и людей для достижения большего в те же сроки.
Допустим, команда разработчиков программного обеспечения использует WebWork Time Tracker . Приложение помогает им понять, что разработчики проводят слишком много времени на собраниях. Они корректируют свой график, ограничивают встречи и больше внимания уделяют программированию. Результат? Ускоренная реализация проекта.
Формула эффективности и стратегии
Общая формула эффективности выглядит следующим образом: Эффективность (%) = (Фактический результат / Ожидаемый результат) × 100.
Предположим, что команда разработчиков программного обеспечения должна выполнить 10 реализаций функций в неделю. Эта оценка основана на доступных ресурсах (часы разработчиков, оценки проекта). Если они выполнили 8 функций, мы можем рассчитать эффективность следующим образом:
КПД = (8/10) × 100 = 80%
Подсчитав эффективность, вы узнали, что команда достигает 80% запланированного результата с заданными ресурсами. Это означает, что они работали с КПД 80% .
Стратегии эффективности
Стратегии эффективности направлены на улучшение процессов и достижение лучших результатов при меньших инвестициях.
Вот несколько примеров эффективности:
Автоматизация повторяющихся задач . Маркетинговое агентство использует инструменты автоматизации для отправки кампаний по электронной почте, экономя часы ручной работы.
Оптимизация процессов . Логистическая компания исключает ненужные этапы обработки заказов, сокращая сроки доставки на 20%.
Оптимизация ресурсов команды . Компания реструктурирует свои команды, чтобы каждый участник сосредоточился на важных задачах, что приводит к улучшению результатов проекта.
Эффективность – это сосредоточение усилий на самом важном и максимальное качество.
Баланс между производительностью и эффективностью
Производительность и эффективность не являются противоположными понятиями. Более того, они оба заслуживают высокого места в вашей бизнес-стратегии. Ключевым моментом является оптимизация ваших процессов и нахождение идеального баланса: разумнее расставляйте приоритеты и соответствующим образом корректируйте их.
Дело не столько в производительности, сколько в эффективности. Производительность и эффективность идут рука об руку, если вы правильно их планируете и измеряете.
Создание оптимальной стратегии для вашего бизнеса
Успешный бизнес находит золотую середину между количеством и качеством. Производство большего объема без уделения особого внимания качеству может привести к доработкам, задержкам и неудовлетворенности клиентов.
Давайте посмотрим, как консалтинговая фирма отслеживала оплачиваемые часы с помощью WebWork Time Tracker . Первоначально команда сосредоточилась на регистрации фактического рабочего времени. Их целью было увеличить количество часов и выставлять более высокие счета своим клиентам. Результат этой стратегии был очевиден – клиенты не были удовлетворены.
На основании этих отзывов компания скорректировала свой подход. Теперь, вместо того, чтобы концентрироваться на том, чтобы затрачивать больше времени, их основной задачей является достижение значимых результатов для клиентов. Первоначально они сократили количество часов, потраченных на ненужные задачи. Это привело к тому, что они выставляли своим клиентам счета на меньшие суммы.
Но удовлетворенность клиентов улучшилась, как и их удержание. В конечном итоге они спасли ценного клиента.
Подводя итог этому примеру эффективности, нахождение баланса означает две вещи:
Отслеживание результатов и качества . Используйте инструменты для отслеживания объема выполненной работы и ее воздействия.
Сосредоточение внимания на результатах, а не только на деятельности . Убедитесь, что задачи способствуют достижению бизнес-целей.
Повышение производительности
Предыдущий пример также был хорошим примером продуктивности. Высокая производительность бесполезна, если она просто производительна и не приносит результатов. Чтобы начать улучшать работу своей команды, отслеживайте производительность и выявляйте узкие места для оптимизации.
Однако не ставьте производительность выше эффективности. Качество не должно страдать при масштабировании.
Советы для бизнеса
Вот действенные способы, с помощью которых бизнес может повысить производительность:
Ставьте четкие цели . Разбивайте большие проекты на более мелкие, достижимые этапы.
Используйте инструменты отслеживания времени . Такие инструменты, как WebWork Time Tracker, помогают отслеживать время, затраченное на каждую задачу, выявляя узкие места.
Устраните отвлекающие факторы . Избегайте многозадачности. Поощряйте сотрудников концентрироваться на одной задаче за раз.
Вознаграждайте прогресс – признавайте и отмечайте вехи, чтобы поддерживать мотивацию команды.
Как повысить производительность
Повышение производительности заключается не только в том, чтобы работать быстрее, но и в том, чтобы работать умнее.
Выявляйте потери . Ищите повторяющиеся задачи, которые можно автоматизировать.
Отслеживайте прогресс . Используйте программное обеспечение для отслеживания времени , чтобы проанализировать, как распределяется время.
Перераспределите ресурсы . Сосредоточьте усилия своей команды на высокоэффективных задачах.
Узкое место: небольшой SaaS-стартап обнаружил, что его разработчики тратят слишком много времени на поддержку клиентов. Наняв специальную команду поддержки, разработчики могли полностью сосредоточиться на обновлениях продуктов.
Заключение
Производительность и эффективность являются важными показателями успеха в бизнесе. В то время как производительность измеряет объем выполненной работы, эффективность фокусируется на качестве и результативности этой работы.
Чтобы оптимизировать рабочие процессы, предприятия должны найти баланс между ними. Используйте WebWork Time Tracker для мониторинга производительности и обеспечения соответствия ваших усилий бизнес-целям. Благодаря правильным инструментам и стратегиям ваш бизнес может добиться большего с меньшими затратами, обеспечивая как количество, так и качество в каждом проекте.
Готовы найти свой баланс? Начните использовать WebWork Time Tracker сегодня, чтобы оптимизировать производительность без ущерба для качества.
Часто задаваемые вопросы
Что лучше — быть эффективным или продуктивным?
Эффективность помогает разумно использовать ресурсы, что часто приводит к повышению производительности. Например, команда, которая оптимизирует процесс кодирования, может быстрее выполнять проекты, не тратя время на ненужные шаги. С другой стороны, продуктивность без эффективности может означать выполнение большого количества задач, но с более высокими затратами или потерей времени.
В чем разница между эффективностью команды и продуктивностью?
Производительность связана с количеством — сколько работы выполняется за определенное время. Эффективность связана с качеством — насколько хорошо ресурсы используются для выполнения работы. Например, если команда завершает 10 проектов за неделю, они продуктивны; но если они используют минимальное время и ресурсы для каждого из них, они также эффективны.
Является ли производительность мерой эффективности?
Производительность часто отражает эффективность, но больше фокусируется на выпуске. Например, компания может измерять производительность по количеству реализованных функций программного обеспечения, а эффективность показывает, насколько хорошо были использованы время и ресурсы для их завершения.
Возможна ли высокая производительность при низкой эффективности?
Да, можно добиться высокой производительности, даже если эффективность низкая, но качество может пострадать. Например, команда может в спешке выполнить 20 задач в день, но если накапливаются ошибки, они потратят дополнительное время на их исправление позже, что снизит общую эффективность.
Как рассчитать продуктивность и эффективность?
Чтобы рассчитать производительность, разделите общий выпуск на входные данные (например, отработанные часы). Например, если разработчик выполняет 10 задач за 40 часов, производительность составит 10 задач/40 часов = 0,25 задач в час.
Чтобы рассчитать эффективность, разделите фактическую производительность на ожидаемую и умножьте на 100, чтобы получить процент. Если разработчик должен был выполнить 12 задач, а выполнил 10, эффективность составит (10/12) × 100 = 83,3%.
