Многие предприятия используют графики смен сотрудников, чтобы работать круглосуточно . Они могут сыграть решающую роль в успехе или провале компаний во многих отраслях. Если вы хотите использовать смены персонала в своей организации, вы можете задаться вопросом, как это сделать эффективно .

В этой статье мы углубимся в тему планирования смен сотрудников . Мы рассмотрим, как его настроить с помощью счетчика времени, и рассмотрим ключевые моменты, такие как различные типы смен.

Основы графика смен сотрудников

Начнем с основ предмета. График смен сотрудников позволяет бизнесу оставаться в рабочем состоянии дольше, чем обычно, обычно даже круглосуточно. По сути, это планы того, как вы будете поддерживать работу вашей компании в определенное время дня в будущем. Графики смен сотрудников могут даже сыграть важную роль в управлении временем вашей команды . Это особенно актуально при планировании совместных задач, таких как собрания.

Чтобы внедрить такие графики, вам необходимо принять во внимание несколько соображений. Одним из наиболее важных из них является наличие достаточного количества персонала для всех ваших смен. Если вы впервые настраиваете графики смен сотрудников, возможно, вам придется нанять больше людей.

Прежде чем принять решение о расширении своей команды, важно определить, подходит ли график смен для вашей фирмы.

Кому больше всего подходит график смен сотрудников?

Хотя графики смен сотрудников можно использовать практически для всех профессий, они наиболее подходят для тех, кто востребован в любое время. Сюда входят специалисты в области здравоохранения и поддержки клиентов . Предприятия, которым не нужно оставаться открытыми весь день, но которые получают выгоду от более продолжительного рабочего времени, часто также используют посменный график. Сюда входят традиционные фирмы во всех видах отраслей, таких как розничная торговля, гостиничный бизнес и общественное питание.

В дополнение к этому компаниям, использующим традиционные графики, иногда приходится увеличивать часы работы. Возможно, вы захотите сделать это в своем бизнесе в сезон высокого спроса . Типичным примером этого является сезон отпусков в начале года, когда люди по всему миру покупают подарки. В таких случаях вам следует использовать сезонный график смен сотрудников, о котором мы вскоре расскажем более подробно.

Настройка графика смен сотрудников с помощью таймера

Теперь давайте рассмотрим, как можно настроить график смен сотрудников с помощью популярного инструмента повышения производительности: программного обеспечения для учета рабочего времени .

Определите свои потребности

Первый шаг к внедрению чего-либо в вашем бизнесе включает в себя определение ваших потребностей. В частности, для планирования смен сотрудников вам следует определить, как долго вы хотите, чтобы ваша компания работала и когда. Например, вам может потребоваться держать свет включенным 24 часа в сутки, 7 дней в неделю или вам нужно лишь небольшое повышение производительности вашей команды в пик сезона . Ваши требования будут определять множество важных решений в вашей стратегии планирования смен, например, нужно ли вам нанимать дополнительный персонал или нет.

Назначайте смены с помощью таймера

После определения целей можно приступить к распределению смен. Чтобы сделать это с помощью таймера, вам нужно будет использовать решение, предлагающее соответствующую функцию, например, планирование смен сотрудников WebWork . Просто создайте смены, которые вы хотите предложить своим сотрудникам, и начните их назначать. Графики смен можно создавать разными способами. Одна из самых популярных практик предполагает назначение вашей команде чередующихся смен, что означает, что сотрудники будут работать в разные смены изо дня в день.

Периодически пересматривайте и корректируйте

После настройки графика смен сотрудников вам следует проанализировать его влияние на ваш бизнес. Периодическое выполнение этого поможет вам убедиться, что ваша компания получает выгоду от планирования смен. Если вы заметили какие-либо негативные изменения, важно как можно раньше пересмотреть свою стратегию, чтобы избежать долгосрочного вреда для вашего персонала и организации. 

Различные виды смен сотрудников

График сменности сотрудников может включать множество различных типов смен. Давайте кратко рассмотрим несколько наиболее популярных из них.

Дневные, вечерние и ночные смены

Эти три смены являются наиболее распространенными во всем мире. Их имена говорят сами за себя, описывая временные рамки, которые они охватывают. Стандартизированного времени начала и окончания не существует, но дневные смены обычно начинаются примерно с 8:00 до 10:00 . Вечерние смены начинаются примерно с 16:00 до 18:00 , а ночные – в полночь или чуть позже.

Смены выходного дня

Смены выходного дня также довольно распространены в различных отраслях. Как следует из названия, эти смены продлевают рабочее время персонала на субботу и воскресенье . Они не обязательно предполагают нетрадиционные графики, такие как вечерние или ночные смены. Но их можно объединить, если ваш бизнес требует круглосуточной работы.

Временные смены

Временные смены довольно просты. Они используются для удовлетворения возросшего спроса, обычно на сезонной основе. Как упоминалось ранее, типичный пример этого происходит во время курортного сезона в начале года. Больше всего этим смогут воспользоваться предприятия розничной торговли.

Другие виды графиков работы

Помимо упомянутых выше смен, ваша компания может использовать несколько других графиков работы для достижения своих целей по производительности.

Гибкий график работы

Гибкий график работы позволяет вашим сотрудникам работать тогда, когда они хотят. Это может помочь им выполнять свои задачи в то время, когда они наиболее продуктивны в течение дня, что для разных людей будет разным.

График работы неполный рабочий день

Наем сотрудников, работающих неполный рабочий день, может стать отличным способом повысить общую производительность вашей компании. Вы можете назначить нестандартные смены своим сотрудникам, работающим неполный рабочий день, чтобы довольно легко продлить часы работы вашего бизнеса.

Двойные смены

Концепция двойной смены довольно проста. В нем участвуют сотрудники, работающие в две смены подряд, например, в дневную и вечернюю смену. Такие графики также могут помочь в достижении ваших целей по продуктивности, но они сопряжены с некоторыми проблемами.

Распространенные проблемы графиков смен сотрудников

Реализация любой новой стратегии в вашем бизнесе будет сопряжена с трудностями. То же самое относится и к графику смен сотрудников, где одна из самых больших проблем связана со здоровьем сотрудников.

Проблемы со здоровьем сотрудников

Проблемы со здоровьем обычно возникают, когда сотрудникам приходится работать в ночное время. Это нарушает цикл сна и бодрствования человеческого организма, иначе известный как циркадный ритм. Помимо негативного влияния на сон, такая сменная работа может нанести вред здоровью и другими способами.

Чтобы свести к минимуму эти эффекты, постарайтесь сократить количество дней, в течение которых каждый из членов вашей команды работает в ночное время. Кроме того, вам также следует предоставить большую степень гибкости работникам ночной смены.

Баланс предпочтений и потребностей

Сбалансировать потребности вашей компании с предпочтениями персонала может быть непросто. Многие специалисты предпочитают работать в течение дня по многим причинам, одной из которых является вышеупомянутая проблема со здоровьем . Это потом приведет к трудностям с выполнением определенных сдвигов, которые следует планировать заранее. К счастью, это не должно быть слишком сложно. Большинство предприятий испытывают самый высокий спрос на свои предложения в обычное рабочее время. Это означает, что нехватка персонала в ночное время в большинстве случаев не должна повлиять на вашу деятельность.

Изменения в последнюю минуту

Внесение изменений в последнюю минуту — еще одна распространенная проблема при составлении графика смен. Популярным примером этого является то, что сотрудники сообщают о болезни , что делает планы резервного копирования жизненно важными для обеспечения круглосуточной работы. У вас всегда должен быть список людей, которые готовы заменить недежурный персонал в определенные часы дня.

Управление заработной платой

Если ваши сотрудники работают в разное время, управление заработной платой может оказаться довольно сложной задачей. Это особенно актуально, если вы совмещаете смены с гибким графиком работы. вам необходимо будет рассчитать часы заработной платы, чтобы точно платить персоналу. К счастью, вы можете сделать это и с помощью программного обеспечения для учета времени.

Преимущества эффективного планирования смен сотрудников

Прежде чем завершить эту статью, давайте рассмотрим преимущества эффективной стратегии планирования смен сотрудников.

Улучшение эффективности бизнеса

Очевидным преимуществом эффективного графика смен сотрудников является повышение общей производительности . Оставаясь в рабочем состоянии дольше, вы сможете продавать больше своей продукции. Ваша команда будет работать с большим количеством клиентов и значительно увеличит доход вашей фирмы.

Повышение удовлетворенности сотрудников

Хотя на первый взгляд это кажется нелогичным, некоторые профессионалы могут предпочесть нетрадиционные условия работы. В конце концов, отсутствие работы в то время, когда большинство других работают, безусловно, имеет свои преимущества. Повышенная удовлетворенность также положительно повлияет на вовлеченность сотрудников , что предоставит вашему бизнесу множество других преимуществ.

Заключительные мысли

Графики смен сотрудников могут играть важную роль в некоторых предприятиях. Они могут позволить вам оставаться в рабочем состоянии 24 часа в сутки, 7 дней в неделю или в течение любого другого длительного периода. В свою очередь, ваша организация сможет использовать больше возможностей, увеличивая продажи и доходы. Хотя при использовании графика смен сотрудников существуют некоторые проблемы, его преимущества оправдывают себя в долгосрочной перспективе.