Предложение принято, команда собрана, и ваша большая идея готова к реализации. Но сначала, перед реализацией, вы устанавливаете цели и сроки как путеводную звезду успеха вашего проекта .
Твердые сроки и установленные контрольные точки являются ключом к эффективному управлению проектами. Но отслеживание сроков проекта — это секретный секрет достижения бесперебойного хода проекта.
К концу этого чтения вы наконец сможете попрощаться с хаотичными проектами и неучтенными часами. В этой статье мы поможем вам понять, как использовать отслеживание времени проекта для создания здорового жизненного цикла проекта .
Типы проектов, которые получают выгоду от отслеживания времени
Вы можете использовать отслеживание времени, чтобы повысить эффективность и оптимизировать рабочий процесс. Вы можете сделать это практически в любом проекте, от строительства до проектирования космического корабля. Однако наибольшую выгоду от программного обеспечения для учета времени могут получить цифровые отрасли и онлайн-команды. Давайте узнаем, как это сделать.
Проекты разработки программного обеспечения
Проекты по разработке программного обеспечения являются прекрасным примером. Здесь хорошее приложение для учета рабочего времени может изменить правила игры в управлении проектами. Вы знаете, каково это — ориентироваться в сложных задачах и в динамичных сроках. Программное обеспечение для учета времени помогает разработчикам ПО понимать время как наиболее ценный ресурс.
Например, ваша команда работает над обновлением функции, и менеджер проекта выделяет на этап разработки функции два дня. С помощью приложения для отслеживания времени проекта вы можете точно узнать, сколько времени каждый участник потратил на разные части дизайна. Если команда превышает временные рамки, вы можете оценить, что произошло за кулисами. Возможно, вы недооценили задачу. Или вы столкнулись с неожиданными препятствиями, которые позволяют вам лучше планировать будущие проекты.
Творческие проекты
Когда дело доходит до дизайнерских проектов или маркетинговых кампаний, творчество превращается в хаос. Возможность отслеживать время наряду с прогрессом проекта становится неоценимой.
Творческая работа требует множества итераций, пока результат не станет идеальным. Вот почему приложения для отслеживания времени могут помочь организовать творческий беспорядок Более того, это помогает соблюдать сроки и бюджеты, что важно для запуска маркетинговых кампаний.
Консалтинговые проекты
В консалтинге прозрачность в том, как вы отслеживаете время, имеет решающее значение для построения качественных отношений с вашими клиентами. Это вызывает доверие и стимулирует удержание клиентов.
Вот почему функции аналитики и отчетности являются основой того, что вам нужно от приложения для учета времени.
Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени для консультантов — это то, с помощью которого вы можете отслеживать оплачиваемые часы. Если вы можете экспортировать данные и дополнительно планировать отчеты – вы в деле.
Лучшие практики для отслеживания времени проекта
Планирование, команда и инструменты — вот три императива любого успешного проекта. В контексте использования приложений для отслеживания времени это означает составление четкого и реалистичного плана. Сюда также входит обучение команды регулярному учету времени и выбор правильного набора инструментов, который облегчит вашу жизнь.
Ставьте четкие цели и сроки
Одной из наиболее распространенных ошибок управления проектами является расползание масштабов. Чем больше и сложнее проект, тем больше он нас пугает, когда мы планируем его реализацию.
Самый эффективный способ справиться с большим объемом проекта — разбить его на более мелкие задачи. Кроме того, регулярно проводите Scrum-совещания для обновления расписания проекта.
Допустим, вы работаете над проектом редизайна веб-сайта. Основная цель — изменить дизайн веб-сайта компании, чтобы улучшить взаимодействие с пользователем и модернизировать брендинг. Чтобы оптимизировать отслеживание времени вашего проекта, разбейте эту цель на более мелкие этапы:
Исследовать
Вайрфрейминг и прототипирование
Визуальный дизайн
Передача разработки
Тестирование и оптимизация
Затем каждую из этих вех можно разделить на конкретные задачи. Исследование включает в себя исследование пользователей (интервью, опросы), которое занимает одну рабочую неделю. Затем анализ конкурентов, который занимает 3 дня. Наконец, проверка существующей аналитики веб-сайта, по вашим оценкам, займет в общей сложности 2 дня.
Разбивка большого проекта на такие этапы гарантирует, что каждый шаг будет управляемым, отслеживаемым и завершенным вовремя. Таким образом, вы повысите эффективность и подотчетность. Убедитесь, что у каждого этапа есть четкие сроки и отслеживаемые часы. Это обеспечивает эффективное развитие проекта.
Учет времени помогает выявить узкие места. Дополнительное время, потраченное на доработку или обратную связь. Он также предоставляет данные для будущих проектов. Тогда команда сможет установить более реалистичные сроки выполнения аналогичных задач в будущем.
Используйте правильные инструменты для отслеживания времени проекта
Правильное программное обеспечение для учета времени — ваш лучший друг в управлении проектами. Загвоздка в том, чтобы найти вариант, подходящий для вашего типа проекта.
Как дизайнер-фрилансер, вы можете использовать простое приложение, которое отслеживает оплачиваемые часы и упрощает выставление счетов. Что-нибудь простое, например Toggl. Но если вы управляете большой творческой командой, вам нужен более надежный инструмент, такой как WebWork Time Tracker. Инструмент, который может одновременно обрабатывать проекты, членов команды и функции отчетности.
Что означает поиск лучшего приложения для учета времени для вашего проекта? Речь идет о выборе правильного набора необходимых вам функций в одном удобном приложении для отслеживания времени. Например, для небольших проектов вы можете использовать бесплатное приложение для учета времени с базовыми функциями журнала времени.
Если вы — человек, занимающийся разработкой или консалтингом, вам нужно простое приложение для учета времени. Приложение, которое позволяет отслеживать оплачиваемые часы для беспрепятственного выставления счетов. Есть и другие важные функции, которые могут вам понадобиться в таймере для консультантов. Например, гибкие тарифы, автоматизация и отчетность по расписанию.
Однако, чтобы включить неограниченное количество пользователей и неограниченное количество проектов, поищите что-то более сложное. В идеале вам нужно настольное приложение, которое отслеживает оплачиваемые часы и предоставляет исчерпывающую отчетность. Кроме того, выберите формат сетки или календаря, который будет понятен всем членам команды.
Совет для профессионалов: если вам нужно управлять сложными проектами, поищите инструменты учета времени, которые позволяют автоматически отслеживать время. Автоматизация учета рабочего времени означает, что на одну заботу меньше, и можно больше сосредоточиться на реальной работе.
Поощряйте ответственность команды
Учет времени как система работает только в том случае, если члены вашей команды участвуют в нем и знают, как эффективно использовать приложение для учета времени. Прежде чем внедрять отслеживание времени для отслеживания хода проекта, начните с непринужденной встречи. Затем объясните, почему прозрачность и подотчетность необходимы для эффективной командной работы.
Развивайте культуру прозрачности, включив еженедельные проверки в свои Scrum-совещания. Предложите каждому члену команды просмотреть свои записи отслеживаемого времени и исправить любые противоречивые записи в журналах.
Кроме того, повысьте производительность команды, продемонстрировав интеллектуальное лидерство. Приведите собственный пример того, как вы отслеживаете время для различных проектов и задач, за которые отвечаете.
Регулярно просматривайте данные о времени
Изучение вашей аналитики — это самый большой актив в изучении ваших сильных сторон, а также областей, которые нуждаются в улучшении. Понимание того, как журналы времени каждого участника проекта совпадают или отличаются от предполагаемых сроков. Отказ от планирования проекта поможет вам лучше распределять время для будущих проектов.
Допустим, определенные задачи заняли всего 50% расчетного времени. Результатом этой ситуации является то, что у вас есть член команды, готовый для новых задач, который может использовать дополнительное время для помощи другим коллегам.
Что еще более важно, иногда на этапе проекта возникает проблема, которая замедляет прогресс. Регулярно просматривая лист учета рабочего времени, вы сможете заметить и смягчить проблему. Вы также можете подготовиться к задержкам на следующих этапах разработки проекта.
Наконец, вы сможете принимать решения на основе данных и лучше планировать сроки проекта в будущем.
Интегрируйте учет времени с программным обеспечением для управления проектами
Некоторые вещи имеют решающее значение при использовании программного обеспечения для учета рабочего времени в вашем рабочем процессе. Первоначально важно естественным образом внедрить его в существующую рабочую среду. Лучший способ сделать это — интегрировать приложение для отслеживания времени с вашим программным обеспечением для управления проектами.
Например, предположим, что вы используете Asana для управления проектами. Затем вы интегрируете его с WebWork Time Tracker. Таким образом, вы сможете автоматически синхронизировать журналы выполнения задач и времени. Легче следить за ходом проекта, не переключаясь между платформами.
Приложения для учета времени, такие как WebWork Time Tracker, интегрируются с популярными инструментами управления проектами. В этом списке есть Asana, Trello, ClickUp и многие другие.
Распространенные проблемы при отслеживании времени проекта
Ваша команда изо всех сил пытается эффективно использовать учет времени, даже используя лучший инструмент учета времени. Причины этого варьируются от сопротивления переменам, перегруженности несколькими проектами или выгорания из-за большой рабочей нагрузки.
Давайте рассмотрим некоторые из наиболее распространенных проблем и найдем наиболее эффективное решение для их преодоления.
Проблема № 1: Сопротивление отслеживанию времени
Некоторые члены команды могут рассматривать отслеживание времени как микроменеджмент. Другие – как дополнительная нагрузка на их рабочую нагрузку. Оба ведут к сопротивлению или неполным входам.
Решение: Подчеркните преимущества отслеживания времени для улучшения результатов проекта. Выделите преимущества мониторинга перед недостатками. Предлагайте обучающие занятия и объясняйте, как отслеживание времени может сделать их работу более эффективной. Приведите примеры выявления узких мест и улучшения рабочего процесса.
Проблема № 2: Неточные записи времени
Регистрация времени вручную может привести к ошибкам или неточным записям, особенно когда члены команды забывают отслеживать время в режиме реального времени.
Решение: лучшие инструменты учета времени предлагают автоматическое отслеживание времени или напоминания. Это сокращает объем ручного ввода и обеспечивает точность. Поощряйте членов команды регулярно обновлять свои журналы, в идеале в конце каждой задачи или рабочего дня.
Проблема №3: слишком сложные инструменты
Слишком сложные или многофункциональные приложения для учета рабочего времени могут перегрузить команду. В результате они избегают постоянного использования этого инструмента.
Решение: выберите удобное приложение для учета времени. Найдите приложение, которое легко интегрируется с существующим рабочим процессом команды. Выбирайте программное обеспечение, которое позволяет легко вводить данные. Выигрывает приложение с таймерами в один клик или интеграцией с платформами управления проектами.
Задача № 4: Отслеживание неоплачиваемых часов
Команды могут игнорировать неоплачиваемые часы. Это часы, потраченные на такие задачи, как внутренние встречи или исследования. Это приводит к неполной картине фактических затрат времени на проект.
Решение: Поощряйте команды отслеживать все часы, включая неоплачиваемое время. Это даст более точное понимание распределения времени проекта. В конечном итоге это помогает улучшить планирование будущего и выявить скрытые потери времени.
Проблема № 5: Отсутствие подотчетности
Иногда члены команды не несут ответственности за учет своего времени. Тогда данные становятся противоречивыми, что влияет на отслеживание проектов и точность выставления счетов.
Решение: Воспитывать культуру прозрачности и подотчетности. Регулярно анализируйте данные учета рабочего времени. Установите четкие ожидания в отношении ввода времени и предлагайте обратную связь, когда данные кажутся противоречивыми или неполными.
Проблема №6: Сложность анализа временных данных
Без надлежащего анализа данные учета рабочего времени могут оказаться просто цифрами, лишенными понимания. Это затрудняет определение областей для улучшения или неэффективности времени.
Решение: используйте программное обеспечение для учета рабочего времени, которое предоставляет инструменты визуализации данных (диаграммы и отчеты). Эти идеи помогут менеджерам проектов выявить тенденции. Например, задачи, которые последовательно выполняются во времени и соответствующим образом корректируют ресурсы.
Заключение
Эффективное управление проектами основано не только на установлении сроков и назначении задач. Учет времени проекта — это скрытый ключ к более плавному рабочему процессу. Кроме того, это помогает улучшить подотчетность и улучшить управление ресурсами.
Попробуйте разбить большие цели проекта на выполнимые этапы. Выбирайте правильные инструменты и повышайте подотчетность команды. Мы гарантируем, что вы сможете превратить хаотичные проекты в хорошо смазанные машины.
Конечно, при отслеживании времени существуют некоторые общие проблемы, такие как сопротивление изменениям, неточные записи или сложность. Но все это осуществимо при правильном подходе и программном обеспечении. Благодаря аналитике по отслеживанию времени вы можете оптимизировать будущие проекты и избежать узких мест. Плюс – устанавливайте реалистичные сроки.
Помните, что последовательность и регулярные проверки необходимы для совершенствования вашей стратегии учета рабочего времени. Если вы еще этого не сделали, оцените свою текущую систему и спросите себя, помогает она или мешает прогрессу вашего проекта. А если вы ищете более эффективное решение, рассмотрите возможность использования WebWork Time Tracker. Узнайте на собственном опыте, как эти лучшие практики могут оптимизировать результаты вашего проекта.
Возьмите под контроль отслеживание времени вашего проекта уже сегодня — попробуйте WebWork и почувствуйте разницу в эффективности проекта.
