Внедрение учета рабочего времени для сотрудников может быть сложной задачей, поскольку они могут рассматривать это как микроменеджмент, а это не лучший подход к их удержанию в долгосрочной перспективе. Однако учет рабочего времени важен не только для бизнеса, но и для самих сотрудников. Они могут сосредоточиться на задаче и быть более продуктивными в течение дня. Что касается предприятий, менеджеры теперь могут узнать, какой проект принес наибольший доход, хотя на обработку уходит много времени.
В результате в последнее время, особенно сразу после начала пандемии, стали говорить об отслеживании времени с помощью инструментов. Поскольку у людей нет другого выбора, кроме как работать из дома, держать кого-либо на должном уровне практически без присмотра может быть непросто. Те компании, которые никогда не пробовали и не применяли удаленную работу, могут с трудом адаптироваться и вписаться в эту новую политику.
Вот почему во время этой вспышки количество программ для учета рабочего времени увеличилось, поскольку число удаленных сотрудников внезапно возросло.
При внедрении отслеживания времени в вашей команде важно, чтобы обе стороны понимали цель этого инструмента для своей работы. Внезапная установка приложения для отслеживания на членов вашей команды может привести к недоверию, чего следует избегать в командной работе.
Итак, вот десять лучших практик, которые вы можете использовать, чтобы правильно внедрить приложения для отслеживания времени в своей команде.
1. Проведите внутреннее собрание
Вы не связываетесь с членами своей команды по одному, чтобы представить им инструмент учета рабочего времени. Персонализировать встречи с каждым участником — это здорово, но это неэффективно, поскольку вам придется повторять одну и ту же информацию снова.
Не говоря уже о том, что общение с каждым участником невозможно для более крупной компании с более чем 50 сотрудниками. В этом случае более эффективной будет организация внутреннего собрания специально для внедрения новых инструментов.
Позаботьтесь о том, чтобы эта встреча была максимально личной, даже если она проводится в более широком масштабе. Вы можете более подробно рассказать о проблеме, если будете понимать точку зрения члена команды. Таким образом, они с большей вероятностью заинтересуются и прислушаются к вашему предложению.
2. Сообщите им об опасениях компании.
Прежде чем попросить членов вашей команды установить программное обеспечение для учета рабочего времени на свои рабочие столы, вам следует указать несколько причин, по которым компании нужен этот инструмент. Учет времени обычно вводится для повышения производительности, но вы также можете использовать его для выставления счетов, составления бюджета и многого другого. Вам также следует подчеркнуть, что учет рабочего времени — это не способ микроуправления вашими сотрудниками, а способ помочь бизнесу стать более эффективным.
3. Объясните преимущества для ваших сотрудников
Теперь, когда вы решили проблемы компании, вы можете объяснить преимущества, которые отслеживание рабочего времени принесет вашим сотрудникам.
Учет времени поможет им сосредоточиться на задаче и более продуктивно использовать свое время. Они могут использовать программное обеспечение, чтобы узнать, сколько времени у них занимают задачи, и лучше планировать свой день. Кроме того, отслеживание рабочего времени может помочь предотвратить выгорание, поскольку сотрудники смогут лучше управлять своим временем.
4. Получите их отзывы
После объяснения причин, по которым компания ввела учет рабочего времени, узнайте мнение членов вашей команды по этому вопросу. Спросите их, видят ли они какие-либо преимущества в использовании этого программного обеспечения или есть ли у них какие-либо опасения по этому поводу.
Это покажет, что вам интересно, что они думают, и что вы цените их мнение. Это также поможет вам понять их точку зрения, прежде чем переходить к следующим шагам.
5. Выберите правильный инструмент
На рынке доступно множество программ для учета рабочего времени, поэтому вам нужно будет выбрать то, которое соответствует потребностям вашей компании. Если вы не уверены, какой инструмент выбрать, попросите совета у членов вашей команды.
Определившись с инструментом, обязательно сначала протестируйте его самостоятельно, прежде чем внедрять его в масштабах всей компании . Таким образом, вы сможете выявить любые потенциальные проблемы и устранить их до того, как они станут проблемой.
После выбора и тестирования программного обеспечения для учета рабочего времени пришло время настроить его для своей команды. Сюда входит создание учетных записей для каждого участника, настройка разрешений и многое другое.
6. Обучайте членов своей команды с помощью нового инструмента
Теперь, когда инструмент настроен, пришло время обучить вашу команду тому, как его использовать. Это включает в себя показ им, как запускать и останавливать таймер, делать снимки экрана, добавлять заметки и многое другое. Вы можете сделать это самостоятельно или попросить кого-нибудь из поддержки сделать это за вас.
Или используйте обучающие видеоролики , чтобы помочь членам вашей команды понять, как эффективно использовать приложение для учета рабочего времени. В любом случае, прежде чем двигаться дальше, убедитесь, что все понимают, как использовать этот инструмент.
7. Объясните правила
Соблюдение правил при использовании этого программного обеспечения для учета рабочего времени может свести к минимуму недоразумения между членами команды и менеджерами. Поскольку каждый работает, физически не видя, как его товарищи по команде выполняют работу, люди могут по-разному интерпретировать правила.
Например, некоторые члены команды могут подумать, что длинные перерывы на обед — это нормально, если они компенсируют это работой позже. Однако это не всегда так и может привести к конфликту в будущем.
Прежде чем использовать программное обеспечение для учета рабочего времени, сядьте со своей командой и объясните правила компании, касающиеся рабочего времени и перерывов. Убедитесь, что все находятся на одной волне, чтобы избежать путаницы и недоразумений.
8. Создайте пилотную программу
Пилотная программа — отличный способ протестировать новое программное обеспечение для учета рабочего времени перед его внедрением в масштабах компании. Это позволяет вам устранить любые возникающие проблемы и убедиться, что инструмент хорошо работает для вашей команды.
Чтобы запустить пилотную программу, выберите небольшую группу сотрудников для тестирования программного обеспечения. Это можно сделать по отделу или по местоположению. После того как вы выбрали группу, обучите их использованию этого инструмента и дайте им возможность использовать его в течение нескольких недель.
После завершения пилотной программы соберите отзывы участников. Используйте этот отзыв, чтобы улучшить программное обеспечение для учета рабочего времени, прежде чем распространять его среди остальных сотрудников компании.
9. Оцените и скорректируйте программу
После того как вы внедрили в своей команде отслеживание рабочего времени, потратьте некоторое время на оценку его эффективности. Это можно сделать, изучив такие показатели, как производительность, степень завершения проектов и многое другое.
Если вы видите, что есть возможности для улучшения, внесите необходимые коррективы. Это включает в себя изменение способа использования инструмента, изменение правил компании и многое другое.
10. Проводите политику открытых дверей
И последнее, но не менее важное: важно иметь политику открытых дверей, когда дело доходит до отслеживания времени. Это означает, что сотрудники должны чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам с любыми вопросами или проблемами, связанными с программным обеспечением.
Кроме того, они должны знать, что могут обратиться к вам, если у них возникнут какие-либо проблемы с использованием этого инструмента. Приняв политику открытых дверей, вы сможете укрепить доверие и улучшить общение внутри своей команды.
Подведение итогов
Внедрение учета рабочего времени в вашей компании может оказаться непростой задачей. Сотрудники могут воспринять это как отсутствие доверия со стороны руководства или рассматривать это как вторжение в частную жизнь.
Когда вы начинаете отслеживать время, может возникнуть недопонимание, потому что не все привыкли к постоянному контролю, особенно когда они работают из дома.
Чтобы избежать негативной реакции, важно правильно представить программное обеспечение для учета рабочего времени вашей команде. Следуя этим рекомендациям, вы сможете настроить свою команду на успех и обеспечить плавность перехода.
Биография автора:
Андре Оэнторо — основатель Breadnbeyond , отмеченной наградами по производству объясняющих видео . Он помогает компаниям повысить коэффициент конверсии, увеличить количество продаж и получить положительную рентабельность инвестиций в объяснительные видеоролики (именно в таком порядке).
Твиттер: @breadnbeyond
Электронная почта/граватар: andre@breadnbeyond.com
LinkedIn: Андре Оэнторо
