Функция классического офиса угасает. Все больше компаний решают укомплектовать свою рабочую силу поставщиками, независимыми подрядчиками и фрилансерами. Поэтому вопрос уже не в том, можно ли управлять своей компанией с помощью команды фрилансеров, а в том, как. В этой статье рассматриваются лучшие практики управления командами фрилансеров . Он также включает советы о том, что вам следует делать, чтобы поддерживать их моральный дух, продуктивность и эффективность.
Установите точные ожидания
назначении задач фрилансерам указывайте конкретные факты, источники и ожидания. Это факт, что фрилансеры часто пропускают встречи команды. Итак, опишите следующее, чтобы прояснить их задачи и цели:
- Фокус
- Профили клиентов
- Ключевые слова
- Тон
- Голос
Чтобы сократить время и обеспечить высокий уровень производства, заранее предоставьте подробную информацию. Если вы нанимаете много фрилансеров, вы можете повысить эффективность, выбрав программное обеспечение для подбора персонала для фрилансеров . Это отличный способ управлять задачами, часовыми поясами и коммуникациями.
Будьте доступны для решения вопросов
Предлагайте сеансы вопросов и ответов по телефону или в видеочате, особенно для новых или крупных вакансий . Одних только письменных спецификаций не всегда достаточно.
Прежде чем начать проект, будьте готовы общаться в режиме реального времени . Таким образом вы сможете уточнить детали и ответить на вопросы.
Рассмотрите возможность приглашения фрилансеров на информационные встречи для решения проблем и определения ожиданий. Привлеките других сотрудников, с которыми им придется сотрудничать. Покажите им примеры успешных прошлых проектов и расскажите, что в этих проектах сработало лучше всего. Обмен знаниями в начале любого проекта предотвращает недопонимание. Больше никаких задержек и необходимости начинать все сначала, имея меньше времени на выполнение задачи.
Отдавайте приоритет задаче, а не гонорару
В Интернете компании часто говорят о том, что «фриланс пошел не так». Некоторые клиенты страдают от неблагоприятных встреч , особенно от срыва сроков и низкого качества обслуживания. В результате некоторые люди не решаются использовать фриланс .
В большинстве этих плохих новостей есть одна истина: вы получаете то, за что платите. Не стоит ожидать хорошего результата, если вы выберете поставщика услуг с самой низкой ценой, будь то парикмахер или разработчик мобильных приложений. Помните: чтобы зарабатывать на жизнь, фрилансерам приходится обслуживать множество клиентов одновременно.
Есть преимущества и риски в найме фрилансеров . Чем лучше вы в этом разбираетесь, тем больше выгода и тем меньше риск. При найме фрилансеров вам следует в первую очередь сосредоточиться на качестве работы, которую они могут для вас выполнить. Меньше сосредотачивайтесь на получении минимально возможной цены (потому что это не так важно, как правильное выполнение работы).
Имейте в виду, что независимые подрядчики несут ответственность за уплату собственных налогов. Они не могут брать с вас зарплату ниже минимальной и при этом зарабатывать на жизнь. Опытные фрилансеры оценивают свои услуги по методу «затраты плюс», и часть этого «плюса» приходится на их опыт.
Фрилансеры основывают свои проектные расходы на преобладающих рыночных ставках и других расходах. Некоторые из них — накладные расходы , плата за подписку на инструменты, компьютерное оборудование, услуги резервного копирования, коммунальные услуги и местные налоги. Опытные фрилансеры знают, что им приходится включать эти затраты в свои гонорары. В противном случае они потеряют деньги, работая на вас.
Расскажите им о своем бренде
Познакомьте своих новых фрилансеров со стратегией вашего бренда, прежде чем позволить им заняться вашими проектами и заданиями.
Например , если они графический дизайнер , вы можете сосредоточиться на своем руководстве по стилю; если они копирайтер , убедитесь, что они уловили тон вашего голоса.
В зависимости от их функции на одни части вам придется потратить больше времени, чем на другие. Естественно, вы также должны предоставить им доступ ко всем ресурсам, которые им потребуются . Это означает логотипы и другие изображения и контент, связанные с брендом.
Хорошая идея — заплатить фрилансеру за час или два, чтобы он посмотрел видео и материалы по адаптации вашего сотрудника. Сюда входят вещи, созданные вашим отделом кадров или маркетинга для обучения новых людей бренду, продуктам и миссии компании. Когда вы найдете фрилансера, с которым хотите работать на вас в долгосрочной перспективе, эта небольшая инвестиция поможет ему ускориться и предотвратит трудоемкие изменения его работы в будущем.
Определите точки соприкосновения
Выберите члена команды , который будет контактным лицом для ваших фрилансеров — человека, которому они позвонят и отправят электронное письмо. Детали проекта могут быть легко поняты неправильно. Это происходит, когда слишком много голосов вносят свой вклад во время процесса. Когда возникает вопрос, фрилансеры хотят чувствовать, что у них есть представитель фирмы. Это тот, кто поможет им поддерживать своевременную связь по проекту.
Вашим основным контактным лицом должен быть человек, который находит внутренние ресурсы для фрилансера и получает ответы на его вопросы. Они являются центром, обеспечивающим все необходимое для реализации проекта с участием талантливых фрилансеров. Хотите быть уверенным, что все фрилансеры получают необходимые им материалы? Подумайте о том, чтобы использовать более одного специалиста по управлению контентом , в зависимости от ваших ресурсов.
Дайте фрилансерам почувствовать поддержку и уважение
Очень важно заставить каждого члена команды чувствовать себя ценным Особенно, если вы нашли хорошего фрилансера и хотите, чтобы он остался. (Или даже если вы просто хотите быть хорошим работодателем и добрым человеком.) Вы можете вдохновить своих фрилансеров и вовлечь их в свое видение. Делайте это, делясь своими знаниями, энтузиазмом, уважением и признательностью.
Конечно, фрилансеры не являются наемными работниками. Есть несколько HR-инструментов, которые помогут вам стать хорошим менеджером фрилансеров. автоматизации управления персоналом помогают с планированием, рабочим процессом и обучением.
Некоторые HR-тактики также могут быть полезны, например, коучинг, наставничество и поощрение к предоставлению вам честной обратной связи. Лояльные, хорошо информированные фрилансеры могут стать большим активом для вашей компании. Но помните: фрилансерам очень легко уйти, если они недовольны, поэтому используйте доступные инструменты, чтобы они были готовы работать на вас.
Используйте программное обеспечение для отслеживания времени
Фрилансеры — сами себе начальники, и компании не могут указывать им, в какое время им работать. Однако довольно большая часть внештатной работы основана на почасовой работе, поэтому учет времени имеет важное значение.
Вы работаете в крупной организации, в которой работает много фрилансеров? Возможно, вы захотите использовать программное обеспечение для учета рабочего времени. Оно позволяет людям регистрироваться, когда они «на работе», запуская цифровые часы. Это подходит для людей, которые отвечают на ваши телефоны или занимаются поддержкой в чате.
Другие фрилансеры занимаются творческой работой, например дизайном, копирайтингом или консалтингом. Им нецелесообразно входить в систему отслеживания вашей компании, потому что они не числятся в платежной ведомости. для фрилансеров существуют специально разработанные . Это позволяет им отслеживать количество времени, которое они тратят на вас и других своих клиентов, и обычно напрямую поступает в их систему выставления счетов.
Предоставляйте быстрые ответы
Нет ничего более раздражающего для фрилансера, чем радиомолчание клиента. Особенно, когда приближается срок. Постарайтесь ответить в течение 24 часов, предоставив соответствующую и подробную информацию. Сосредоточьтесь на четких ответах на вопросы и избегайте фирменного жаргона и пустых слов, особенно в сжатые сроки.
Вам нужно что-то закончить за три часа? Никому не поможет, если фрилансер потратит один из этих часов на поиск «иностранных» терминов, которые вы используете в своих сообщениях, или ломает голову, пытаясь выяснить, что такое «Промежуточный отчет о ходе работ XYZ» и где получить копию.
Установите рациональные сроки
Установите реалистичные и справедливые сроки для фрилансеров. Часто проверяйте, чтобы убедиться, что первоначальный план по-прежнему правдоподобен. Фрилансеры хотят быть полезными. Но они также хотят избежать офисных драм. Сюда входит чрезмерное сжатие сроков — вот почему они фрилансеры.
Так что сообщите своим фрилансерам, если в расписании будут изменения. Особенно задержки или другие факторы, которые могут повлиять на сроки. Предложите им поделиться с вами подобными новостями. Вместе определите, может ли каждая сторона эффективно учесть эти изменения.
Не ждите чудес
Успешный проект часто требует большого количества специалистов , как и при строительстве дома. Вы не ожидаете, что вашим дизайном интерьера будет заниматься электрик.
Вам нужен кто-то для планирования, разработки и оптимизации вашего сайта? Не нанимайте веб-разработчика-фрилансера и не ждите, что он сделает всю работу.
Чтобы прояснить это, опишите объем проекта, который вы поручаете фрилансеру. Это может быть просто краткий список пунктов и целевая дата. Какую бы форму он ни принял, он должен предотвратить изменения в масштабах и его нежелательного родственника, «ползучесть миссии», когда проект меняется немного, но так часто, что никогда не заканчивается.
Сделайте процесс редактирования понятным
Соблюдайте заранее определенное количество черновиков и правок в зависимости от контракта и ставки фрилансера. Часто фрилансер предоставляет заранее определенное количество черновиков и изменений за предложенную цену. Уважайте это число и соблюдайте их ограничения. Если проект изменится настолько сильно, что первые черновики больше не применимы, добросовестно проведите повторные переговоры с фрилансером, чтобы расширить объем и повысить гонорар.
Кроме того, чтобы все были на одной волне, определите процесс редактирования между штатными сотрудниками и фрилансерами. Предоставьте фрилансеру последнюю итерацию группового редактирования, если в проверке контента требуется участие небольшого числа членов команды. Возможно, вам будет полезно использовать надежный управления задачами на протяжении всего процесса.
Воспользуйтесь преимуществами инструментов
Используйте технологии , чтобы упростить свою жизнь, поскольку они делают концепцию виртуальной команды достижимой. Когда вы являетесь частью виртуальной команды, эффективное общение и командная работа имеют решающее значение.
Например , вы можете подумать об использовании управления проектами . Используйте Skype или Zoom для видеочата. Онлайн-конструктор слайд-шоу может легко помочь в создании видеопрезентаций.
Старайтесь общаться друг с другом как можно больше, потому что электронные письма и текстовые сообщения часто могут быть неправильно поняты. Найдите умные решения , которые сделают командную работу проще и приятнее!
Делайте регулярные и своевременные платежи
Платите своим фрилансерам в соответствии с регулярным графиком. Его должны установить и утвердить как компания, так и фрилансер. Или, если они выполнили для вас один проект, заплатите сразу после завершения. Ваша репутация как источника работы, который «платит быстро», важна, поскольку она может повлиять на то, насколько легко вы сможете найти фрилансеров в будущем.
Чтобы получить оплату, ваши внешние работники будут выставлять счета-фактуры фрилансерам . Их также следует выплатить незамедлительно. Помните, фрилансеры — это не корпорации. Обычно это люди с бюджетом, расходами и обязательствами. Это сложно, когда контракт с оплатой по факту завершения превращается в 30 дней, и болезненно, когда контракт с оплатой за 30 дней продлевается до 90 дней.
Если у вас успешный бизнес, который не платит своевременно, фрилансеры могут перестать работать на вас или повысить свои ставки, чтобы компенсировать задержку в получении оплаты. Вы столкнулись с проблемой, из-за которой сложно платить? Сообщите об этом своему фрилансеру как можно скорее и договоритесь хотя бы о частичной оплате за промежуточный период.
Фрилансеры создают бюджеты и имеют расходы . Трудно продолжать работу, когда 30-дневный платежный цикл увеличивается до 90 дней.
Всегда оставляйте отзывы
Дайте своим фрилансерам отзывы об их работе. В противном случае они могут почувствовать неуверенность в ценности и эффективности своих усилий.
Поэтому старайтесь связываться с фрилансерами хотя бы раз в квартал. Так вы сможете выразить свою признательность за их работу. Или узнать о способах оптимизации процесса. Это будет поддерживать интерес и мотивацию фрилансеров в работе, которую они выполняют для вас.
Сдавайте в аренду!
Чтобы оптимизировать работу с фрилансерами, может потребоваться некоторое планирование и усилия. Однако это гарантирует, что в вашей постоянной команде полезный и опытный член Это также означает, что вы можете хорошо работать вместе для создания высококачественных проектов. Если вы последуете советам, представленным здесь, у вас все получится.
Биография автора:
Linkedin: https://www.linkedin.com/in/nina-petrov/
