В каждом бизнесе есть рабочий процесс. Вопрос только в том, хорошо ли оно организовано или нет?
На самом деле не все рабочие процессы являются хорошими. Управление рабочими процессами помогает выявлять узкие места и вносить улучшения для максимальной эффективности бизнеса. Основное внимание уделяется документированию всего для анализа рабочего процесса и принятия решений на основе данных.
Например, возьмем строительство дома. Он следует четко определенному рабочему процессу, который начинается с подготовки земли, за которым следует строительство фундамента, каркас конструкции дома, установка электрооборудования, водопровода и изоляции и, наконец, отделочные работы.
По какой-то причине ваш строительный проект задерживается, что часто случается, поскольку более 50% крупных строительных проектов терпят неудачу.
Это может быть связано с плохо спроектированным рабочим процессом, плохим планированием проекта, недостаточным управлением рисками или плохим выполнением плана.
Какой бы ни была причина, управление рабочим процессом может помочь вам определить причину неудачи проекта. Анализируя весь рабочий процесс строительства, вы сможете легко выявить узкие места и определить области, требующие улучшений.
В свете этого в этой статье я расскажу об управлении рабочими процессами, включая его компоненты, лучшие практики управления рабочими процессами и инструменты для управления рабочими процессами.
Что такое управление рабочим процессом?
Управление рабочим процессом — это процесс создания, выполнения, документирования, мониторинга и оптимизации рабочего процесса. Кроме того, за управление рабочим процессом отвечает менеджер проекта или рабочего процесса. Более того, для управления рабочими процессами в организации требуются сильные технические навыки, аналитическое и критическое мышление, а также деловая хватка.
Основной целью управления рабочими процессами является улучшение бизнес-процессов. Это делается для того, чтобы задача выполнялась правильно, эффективно и последовательно. Управление рабочими процессами часто предполагает использование программного обеспечения для управления бизнесом для оптимизации и автоматизации процессов, что позволяет лучше отслеживать задачи, распределять ресурсы и контролировать производительность. Более того, его часто путают с управлением бизнес-процессами, поскольку оба они тесно связаны и направлены на улучшение бизнес-процессов, но они различаются по объему.
С другой стороны, рабочий процесс привязан к конкретной задаче или бизнес-процессу в рамках крупного отдела бизнес-процессов. Между тем, управление бизнес-процессами фокусируется на сквозном совершенствовании процессов отдела или организации. Аналогичным образом, BPM может включать в себя несколько бизнес-процессов с участием разных отделов организации для достижения желаемых целей.
Важность управления рабочим процессом
Управление рабочими процессами играет решающую роль в улучшении бизнес-процессов. Во-первых, вот несколько важных преимуществ управления рабочими процессами:
- Структурированные бизнес-процессы.
Прежде всего, управление рабочими процессами помогает создавать оптимизированные, структурированные и стандартные рабочие процессы, которые обеспечивают согласованность ваших бизнес-операций. Это важно для эффективности рабочей силы и стабильного качества. - Улучшенная видимость
Кроме того, управление рабочими процессами обеспечивает улучшенную видимость рабочих процессов, что помогает легко выявлять узкие места, устранять неэффективность и сокращать потери. Вы можете четко видеть, где необходимо внести улучшения. - Лучшее управление работой
. Кроме того, при наличии стандартного рабочего процесса становится проще планировать проекты, распределять ресурсы, управлять рисками, отслеживать производительность и прогнозировать сроки выполнения. Это также снижает зависимость от одного человека, поскольку все стандартизировано, и люди могут следить за рабочим процессом. Благодаря этому это обеспечивает операционную устойчивость организации. - Повышенная подотчетность
Кроме того, управление рабочим процессом предполагает четкое определение ролей и обязанностей каждого человека, а также детализацию задач. В результате такая прозрачность повышает подотчетность, поскольку вы можете видеть, кто несет ответственность за порученную задачу. - Автоматизация рабочих процессов
Наконец, управление рабочими процессами позволяет легко автоматизировать рабочий процесс , выявляя повторяющиеся задачи. Это помогает членам вашей команды экономить время, работать более продуктивно и тратить больше времени на важные задачи.
Элементы рабочего процесса
Прежде всего, рабочий процесс должен иметь определенные элементы, чтобы называться рабочим процессом. Взгляните на пять основных элементов, составляющих рабочий процесс:
1. Заинтересованные стороны
Начнем с того, что речь идет о людях, участвующих в выполнении задачи. Например, вы проводите SEO-маркетинговую кампанию.
По этой причине вам нужны руководители SEO для исследования ключевых слов, авторы контента для создания контента и команда по привлечению потенциальных клиентов для обработки потенциальных клиентов и обмена отзывами. Все они являются заинтересованными сторонами.
2. Трансформация
В нем рассказывается о шагах, необходимых для выполнения задачи или рабочего процесса. Существует два типа рабочих процессов: последовательный рабочий процесс и параллельный рабочий процесс.
Последовательный рабочий процесс включает в себя ряд шагов, которые необходимо выполнить один за другим для выполнения задачи.
Параллельный рабочий процесс включает ряд шагов, которые могут выполняться одновременно, не будучи взаимозависимыми друг от друга. Но каждая серия шагов следует внутреннему порядку.
Рабочий процесс, управляемый правилами, — это еще один тип рабочего процесса, который в основном представляет собой последовательный рабочий процесс с триггерами на основе правил для продвижения задачи к завершению.
3. Информация
Кроме того, в нем говорится об информации или материалах, необходимых для выполнения каждого шага задачи. Без этого заинтересованные стороны не знают, над чем им нужно работать, или не имеют необходимой информации для выполнения задачи.
4. Выход
Здесь говорится о конечном результате рабочего процесса. Он также определяет условия для каждого шага рабочего процесса для продвижения задачи вперед. Результат или выходные данные одного шага становятся входными данными для следующего шага рабочего процесса. Если результат предыдущего шага не достигнут, задача не будет продвигаться вперед в рабочем процессе.
Этапы процесса управления рабочим процессом
Эффективное управление рабочим процессом — это искусство. Вот пошаговый процесс управления рабочим процессом:
1. Определите и составьте схему вашего рабочего процесса
Первым шагом к успешному управлению рабочими процессами является выявление и отображение всех рабочих процессов в вашей организации. Это даст вам четкое представление о том, над чем вам нужно работать.
Для последовательных рабочих процессов вы также можете создать простой список, а для сложных рабочих процессов вы можете использовать блок-схему для создания диаграмм рабочих процессов.
2. Документооборот
Впоследствии, как только вы отобразите рабочий процесс, следующим шагом будет детальное определение и документирование каждого этапа рабочего процесса. Он может включать роли и обязанности каждого члена, действия, которым необходимо следовать, вклад, который необходимо предоставить, и идеальные результаты.
В целом это помогает вам создать централизованный источник достоверной информации для всех в вашей организации и позволяет каждому понять этапы каждого рабочего процесса.
3. Внедрите рабочий процесс
После этого следующим шагом будет реализация рабочего процесса. Для реализации рабочих процессов можно использовать программное обеспечение для управления рабочими процессами. Программное обеспечение объединяет все ваши рабочие процессы в централизованном месте, документирует их, упрощает их мониторинг и делает возможным внедрение в масштабах всей организации.
4. Контролируйте свои рабочие процессы
Рабочий процесс может выглядеть великолепно на бумаге, но когда вы его реализуете, вы узнаете о проблемах, связанных с рабочим процессом. Контролируйте свой рабочий процесс и оценивайте производительность с учетом поставленных целей и задач, чтобы получать ценную информацию на основе данных.
5. Вносите улучшения
Большинство программного обеспечения для управления рабочими процессами помогают визуализировать рабочий процесс и создавать подробные отчеты по проекту. Чаще всего это помогает выявить узкие места, найти неэффективность, выявить избыточность в рабочем процессе и внести улучшения на основе аналитики, основанной на данных.
Кроме того, примите отзывы заинтересованных сторон о рабочем процессе, чтобы внести улучшения.
Лучшие практики управления рабочими процессами
Профессиональное управление рабочими процессами сопряжено с многочисленными проблемами. Во-первых, вот несколько практик, которым вы можете следовать для эффективного управления рабочим процессом:
1. Документируйте все
Единственный способ отслеживать прогресс — это задокументировать все детали работы. В связи с этим убедитесь, что все ключевые сведения о задаче задокументированы, такие как ответственный за задачу, сроки выполнения, сведения о задаче, прикрепленные файлы и связь, связанная с задачей. Это поможет вам найти правду.
2. Определить цели и ключевые результаты
Не зная целей и ключевых результатов, сложно выбрать правильный рабочий процесс и оптимизировать его. По этой причине поговорите с заинтересованными сторонами, чтобы определить ваши самые большие проблемы, найти решения и установить цели SMART, которых вы хотите достичь.
3. Используйте технологии
Инвестируйте в инструменты управления рабочими процессами, которые помогут вам реализовать рабочий процесс в масштабах всей организации. Кроме того, эта технология упрощает создание, выполнение, мониторинг, документирование и управление рабочими процессами.
4. Автоматизируйте свой рабочий процесс
86% сотрудников утверждают, что автоматизация рабочих процессов поможет им выполнять свою работу более эффективно. Кроме того, постарайтесь автоматизировать свой рабочий процесс , где это возможно. Это поможет вам сэкономить драгоценное время, которое вы можете инвестировать в важные бизнес-задачи.
5. Собирайте отзывы
Наконец, всегда лучше всего собирать отзывы от людей, которые фактически используют рабочий процесс. Это даст вам прямое представление о тех областях, которые нуждаются в улучшении, что, безусловно, поможет вам в долгосрочной перспективе.
Пять лучших инструментов управления рабочими процессами
Инструмент управления рабочими процессами, который позволяет управлять повторяющимися бизнес-процессами с помощью централизованной системы. На рынке доступно большое количество инструментов управления рабочими процессами. Я выбрал пять лучших инструментов на основе своих исследований, отзывов пользователей и уникальной ценности, которую они предлагают.
1. Веб-работа
Webwork — отличное решение для управления проектами и учета времени, которое позволяет не только управлять рабочими процессами, но и отслеживать производительность. Вы можете создавать задачи и подзадачи, устанавливать даты начала, сроки и приоритеты, а также добавлять все остальное, необходимое для завершения проекта.
Возможности отслеживания времени WebWork отличают его от других инструментов управления проектами . Его мощное программное обеспечение для отслеживания времени со скриншотами позволяет отслеживать активность сотрудников на рабочем столе, использование приложений и Интернета, а также посещаемость с использованием точных данных. Это дает вам информацию для повышения производительности и производительности вашей команды.
УТП: Мощное программное обеспечение для учета рабочего времени со скриншотами.
2. ProofHub
ProofHub — это потрясающее программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое позволяет создавать, выполнять, отслеживать рабочие процессы и управлять ими. Вы можете не только оптимизировать все свои бизнес-процессы, создавая собственные рабочие процессы.
ProofHub позволяет создавать задачи, добавлять все детали, необходимые для выполнения задачи, а также различные этапы, необходимые для ее завершения. Таким образом, он оптимизирует ваш рабочий процесс и создает стандартный процесс.
Ваша команда может делиться файлами непосредственно с задачами и общаться друг с другом, используя комментарии к задачам и встроенный командный чат.
Менеджеры проектов могут оставаться в курсе управления работами, отслеживая прогресс в режиме реального времени и анализируя эффективность проекта с помощью отчетов по проекту.
Помимо этого, ProofHub можно использовать для управления рабочими процессами в различных отраслях, таких как маркетинг, продажи, операции, разработка продуктов и т. д.
УТП: командное сотрудничество и управление рабочими процессами
3. Запир
Zapier — известное программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, известное своей автоматизацией без кода. Это поможет вам объединить различные бизнес-приложения в рабочие процессы.
Вы можете создавать рабочие процессы на основе правил с помощью Zaps, которые выполняют различные действия на основе логики «если/то». Учитывая это, это помогает вам сэкономить время на повторяющихся задачах и работать эффективно.
Кроме того, Zapier интегрируется с более чем 5000 приложениями для автоматизации рабочих процессов.
УТП: автоматизация без кода
4. Трелло
Trello — это популярное специализированное программное обеспечение для управления рабочими процессами на основе канбана, которое позволяет создавать мощные рабочие процессы для управления проектами любого размера. Он предоставляет вам широкий спектр простых в использовании готовых шаблонов, которые помогут вам быстро приступить к работе.
Кроме того, Trello предоставляет пользователям мощную систему автоматизации Butler для автоматизации задач и рабочих процессов.
УТП: готовые шаблоны
5. Социальная пчела
Social Bee — одно из лучших программ для управления рабочими процессами в социальных сетях, которое позволяет вам управлять всеми профилями в социальных сетях из одного места. Он позволяет создавать рабочие процессы для создания контента для социальных сетей, планирования публикаций, публикации контента, анализа данных и управления учетными записями в социальных сетях.
Более того, Social Bee объединяет рабочие процессы для комплексного управления социальными сетями. Кроме того, это поможет вам сэкономить время и повысить эффективность за счет оптимизации рабочего процесса.
УТП: Комплексное управление социальными сетями
Подведение итогов
Методология Кайдзен утверждает, что всегда есть место для совершенствования . Он фокусируется на небольших, но постоянных улучшениях для достижения больших результатов.
Точно так же управление рабочими процессами также фокусируется на внесении улучшений для достижения благоприятных результатов в бизнесе.
В заключение, следуя правильным практикам, инструментам и системам, вы можете создать стандартные рабочие процессы для оптимизации своих бизнес-операций, создать систему для выполнения рабочих процессов и внести улучшения для достижения максимальной эффективности бизнеса.
Биография автора: Вартика Кашьяп — директор по маркетингу в ProofHub, мощной лучшей альтернативе Wrike . Она решительная женщина, которая всегда вносит свой инновационный вклад в управление проектами, сотрудничество, балансирование работы и жизни с помощью технологий и многое другое. Она активно работает на различных платформах, включая Linkedin, индустрию электронного обучения и т. д., чтобы поделиться своим опытом. В свободное время она наслаждается материнством и читает о психическом благополучии.
