A medida que cada vez más empresas pasan al teletrabajo y al trabajo remoto , el concepto de trabajo asincrónico cobra cada vez más importancia. Si bien su popularidad está creciendo, es posible que nunca antes haya oído hablar del trabajo asíncrono. En este artículo, exploraremos el concepto en profundidad.

Cubriremos qué es el trabajo asincrónico, qué ventajas ofrece y cómo se compara con su contraparte tradicional: la comunicación sincrónica. También exploraremos cómo puede utilizar el trabajo asíncrono en su empresa con la ayuda del seguimiento del tiempo.

¿Qué es el trabajo asincrónico?

Empezando por lo básico, el trabajo asincrónico es un estilo de trabajo que no implica comunicación en tiempo real. Depende completamente de los horarios de las personas dentro de una empresa. Los equipos de trabajo asincrónicos no tienen horarios compartidos: cada uno de sus empleados es libre de completar su trabajo cuando lo desee. Como resultado, el trabajo asíncrono requiere bastante más planificación que la comunicación sincronizada. Pero puede tener una variedad de beneficios en comparación con su contraparte más común, como una mayor autonomía de los empleados.

Cubriremos los beneficios (así como los inconvenientes) del trabajo asincrónico en un momento. Antes de eso, comparémoslo con el trabajo sincrónico y exploremos las diferencias clave entre los dos.

Trabajo asincrónico vs sincrónico

Como ya se mencionó, el trabajo asíncrono no implica comunicación en tiempo real. Lo que esto significa es que no habrá comentarios en tiempo real para su equipo si utiliza la estrategia. Como resultado, la diferencia clave entre el trabajo asincrónico y sincrónico se puede reducir a un concepto: la planificación. Esto incluye no sólo cuánta planificación necesitará hacer su empresa, sino también con qué antelación tendrá que planificar.

Tenga esto en cuenta para determinar cuándo el trabajo asíncrono no es la mejor opción, algo que cubriremos más adelante. Por ahora, echemos un vistazo a algunos ejemplos de cada uno, comenzando con la estrategia más común: comunicación sincronizada .

Ejemplos de trabajo sincrónico

El trabajo sincrónico puede realizarse prácticamente en cualquier lugar, tanto en la oficina como mientras se trabaja de forma remota. Ejemplos de ello incluyen:

• Video reuniones
• Conversaciones de chat en tiempo real
• Discusiones en persona

Ejemplos de trabajo asincrónico

Si bien los canales de comunicación asincrónicos se pueden utilizar para el trabajo sincronizado, generalmente no implican expectativas de una respuesta inmediata. Una forma clave para poder identificar dichos canales es ver si tienen indicadores de actividad. Si no es así, probablemente estén destinados a la comunicación asincrónica. Ejemplos clave de estos son:

• Correo electrónico
• Aplicaciones de gestión de proyectos y tareas (comúnmente con funcionalidad de comentarios)
• Hilos de discusión en aplicaciones de chat

Los beneficios del trabajo asincrónico para tu negocio

Habiendo explorado los conceptos básicos del concepto, veamos ahora cómo el trabajo asíncrono puede ayudar a que su negocio tenga éxito.

Mayor autonomía y responsabilidad de los empleados.

Una mayor autonomía es a la vez un resultado y un requisito importante del trabajo asincrónico. Después de todo, no tener comunicación en tiempo real significa que su personal tendrá que tomar muchas más decisiones por sí mismo. De lo contrario, perderían el tiempo esperando instrucciones. Esto puede resultar un poco estresante, especialmente para los nuevos empleados. Pero aumentar los niveles de autonomía de los empleados puede tener muchos beneficios para su empresa.

Un ejemplo de estas ventajas es una mayor responsabilidad de los empleados. Su equipo será más responsable de su trabajo y se esforzará por dar lo mejor de sí con más frecuencia. Esto tiene muchas ventajas propias, que puedes explorar en nuestro artículo sobre cómo aumentar el compromiso profesional .

Mejora del enfoque y la productividad.

Uno de los efectos del trabajo asíncrono es que necesitará comunicarse con menos frecuencia, pero de forma más cuidadosa. Después de todo, sus correos electrónicos son seguramente más largos y detallados que sus conversaciones de chat. Los mensajes pueden distraer a muchos profesionales, alejándolos de un estado de concentración profunda. En consecuencia, intercambiar menos mensajes en su equipo reducirá las posibilidades de que el personal se distraiga.

Reducir las oportunidades de distracción y mejorar la concentración tendrá un efecto clave: una mayor productividad. Los miembros del equipo podrán mantener su productividad alta durante períodos más largos y, como resultado, completarán más tareas. 

Mayor flexibilidad y equilibrio entre la vida personal y laboral

La falta de comunicación en tiempo real significa que su equipo puede trabajar cuando quiera. Pueden aprovechar sus horas de máxima productividad para completar sus tareas cuando se desempeñen al máximo. En consecuencia, sus empleados también tendrán más libertad para hacerse cargo de sus responsabilidades personales, lo que mejorará su equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

Como muchas cosas que exploramos aquí, esto también tiene sus propios efectos positivos. Conozca más sobre ellos en nuestra guía sobre cómo el equilibrio entre la vida personal y laboral de los empleados puede impulsar el crecimiento empresarial .

Acceso a un grupo más amplio de talento

Como las horas de trabajo realmente no importan en un entorno de trabajo asincrónico, puedes contratar profesionales de todo el mundo. Esto puede abrir un mundo de oportunidades para su negocio, sin importar si desea talento de mayor calidad o más asequible. Ofrecer la ventaja de la flexibilidad también hará que su empresa sea más atractiva para los mejores profesionales de su industria.

Los desafíos de implementar el trabajo asincrónico

Si bien el concepto tiene muchas ventajas, no está exento de algunos aspectos negativos. Exploremos estos a continuación, comenzando con uno obvio pero confuso: la comunicación.

Comunicación

Si bien la falta de comunicación en tiempo real es la característica principal del trabajo de sincronización, también puede ser un inconveniente clave para ciertos equipos . Un entorno asincrónico requiere un nivel de claridad de comunicación que puede resultar difícil de lograr para algunos equipos. Las comunicaciones poco claras darán lugar a malentendidos , que a su vez provocarán retrasos . Como resultado, es posible que algunos equipos no sean los más adecuados para la estrategia.

Gestión y Confianza

Gestionar un equipo de profesionales sin comunicación en tiempo real puede ser un desafío. Después de todo, no podrá proporcionar comentarios a su equipo ni determinar si entendieron su solicitud correctamente en tiempo real.

Otra cosa que está estrechamente relacionada con esto es la confianza. Después de todo, no necesitará administrar miembros del personal en quienes confíe mucho. Generar confianza suele llevar tiempo, pero puede llevar incluso más tiempo en un entorno de trabajo asíncrono.

Tareas interdependientes

Será más difícil trabajar en tareas con muchas interdependencias En concreto, estas tareas avanzarán más lentamente. Afortunadamente, puedes aliviar este inconveniente con una planificación cuidadosa. Determinar con anticipación todo lo que cada profesional deberá hacer ayudará a evitar demoras innecesarias.

Aprovechando el trabajo asincrónico con un rastreador de tiempo

Habiendo explorado los desafíos del trabajo asíncrono, ahora podemos cubrir cómo puede superarlos. Usaremos una herramienta de productividad que probablemente ya esté utilizando en su empresa: software de seguimiento del tiempo .

Garantice la productividad con seguimiento del tiempo y del nivel de actividad

Como el trabajo asíncrono se realiza de forma remota, tanto este como los acuerdos de trabajo remoto comparten la misma preocupación clave para los gerentes: la productividad . Más exactamente, a muchos líderes les preocupa que su personal comience a trabajar menos de lo que se supone que deben hacerlo. Sin embargo, garantizar que esto no suceda es sencillo con las aplicaciones de seguimiento del tiempo. En general, son invaluables para cualquier horario de trabajo flexible , independientemente del estilo de comunicación. Una variedad de datos rastreados, como el tiempo y los niveles de actividad, también lo ayudarán a generar confianza con su personal.

Gestiona proyectos y tareas en un solo lugar

Muchas aplicaciones de alta calidad te permiten gestionar proyectos y tareas en el mismo lugar donde realizas el seguimiento del tiempo. Esto puede ser excelente para garantizar que los miembros de su espacio de trabajo estén al tanto de en qué están trabajando los demás. Como resultado, podrán priorizar sus tareas correctamente para maximizar la eficiencia.

Realizar un seguimiento del trabajo completado

Continuando con el tema de las asignaciones, un sistema de gestión de tareas también le ayudará a realizar un seguimiento del trabajo que se ha completado. Usando una aplicación de alta calidad que ofrece estados personalizables , puedes incluso organizar las tareas completadas. Por ejemplo, en WebWork, tiene la posibilidad de crear estados de tareas separados para asignaciones que sean:

• Completamente completado
• Esperando más información
• Esperando el trabajo de otra persona
• Esperando ser revisado

Además de las tareas, otra excelente manera de mantenerse al día con el progreso son las reuniones diarias . Si no lo sabes, una reunión de pie es una reunión breve que tiene un propósito distinto: ponerse al día con el progreso . Mientras tanto, un stand-up es la versión virtual de este tipo de reuniones. Algunos rastreadores de tiempo de alta calidad ofrecen paradas automáticas que puedes configurar con unos pocos clics. Por ejemplo, WebWork puede enviar varios stand-ups a cada división de su empresa en WebWork Chat o Slack. Consulte nuestra integración con Slack para obtener más información.

Detectar y eliminar distracciones

Una de las principales ventajas del trabajo asincrónico es que ayuda a reducir las distracciones . Un rastreador de tiempo de alta calidad te ayudará a llevar esto al siguiente nivel. Por ejemplo, WebWork le permite configurar varias aplicaciones y sitios web como productivos , neutrales o no productivos . A medida que sus empleados trabajen en sus computadoras mientras el rastreador está encendido, detectará plataformas no productivas. Luego, WebWork advertirá a su equipo que no pierda tiempo en dichos sitios web y aplicaciones, lo que ayudará a evitar los efectos negativos de las distracciones.

Mejorar la comunicación y establecer canales de emergencia.

Quizás no hayas pensado en esto, pero los rastreadores de tiempo pueden ser excelentes para mejorar la colaboración . Algunos de mayor calidad ofrecen herramientas de comunicación integradas como chat y videoconferencias. Pero algunos de los mejores rastreadores de tiempo, como WebWork, ofrecen aún más funciones con múltiples canales .

Una razón clave por la que deberías tener diferentes canales de chat es para estar preparado para emergencias . En tales situaciones, necesitará que su equipo pueda responder rápidamente. Esto nos lleva perfectamente al siguiente punto de discusión: casos en los que el trabajo asíncrono no es el mejor.

¿Cuándo el trabajo asincrónico no es la mejor opción?

En algunos casos, la comunicación en tiempo real no puede ser sustituida por nada. Afortunadamente, no hay muchos ejemplos de estos. Los que exploraremos ahora son:

• Situaciones de emergencia
• Conversaciones difíciles

Situaciones de emergencia

Si se produce una emergencia en su empresa, necesitará que el personal actúe de inmediato . A diferencia de casi todas las demás tareas, las emergencias no se pueden planificar con antelación. Esto resalta la importancia de los canales de comunicación sincrónicos dedicados, aunque solo debes usarlos en raras ocasiones.

Conversaciones difíciles

Si necesita tener una conversación difícil con un empleado, hacerlo en persona probablemente sea su mejor opción. Puede ser una conversación sobre mal desempeño, comportamiento u otra situación matizada. La retroalimentación en tiempo real de la comunicación sincrónica (especialmente en términos de emociones ) es invaluable en tales casos.

Establecer pautas para garantizar una comunicación asincrónica efectiva

Antes de cerrar este artículo, exploremos una última cosa que puede ayudar a mejorar la comunicación asíncrona: las pautas .

Pautas de tiempo de respuesta

Si bien el trabajo asincrónico no es inmediato, tampoco debería retrasarse demasiado . Al implementar la estrategia en su empresa, establezca pautas sobre cuánto tiempo es aceptable que demoren las respuestas. Por supuesto, esto dependerá en gran medida de cuán repartidos estén los horarios de su equipo. Si tiene personas trabajando desde lados opuestos del mundo, entre 8 y 12 horas podría ser un buen comienzo. Si todos sus empleados están en la misma zona horaria, puede intentar con entre 4 y 6 horas o menos.

Pautas contextuales

Como se mencionó anteriormente, el trabajo asíncrono implica menos mensajes pero más reflexivos. Si olvidas algún detalle necesario en tus mensajes, podrías causar contratiempos . Por supuesto, la gravedad de estos dependerá de sus pautas de tiempo de respuesta, lo que resalta aún más su importancia. Debido a esto, es aconsejable que crees reglas sobre cuánta información todos deben incluir en sus mensajes. Generalmente, sin embargo, la comunicación excesiva es la opción preferida.

Pensamientos finales

Si bien el trabajo sincrónico está muy extendido en todo el mundo, la comunicación asincrónica tiene un gran potencial . Para muchas empresas, puede ofrecer una variedad de ventajas, ayudando a acelerar su crecimiento.

Sin embargo, el concepto no está exento de defectos. La integración puede resultar complicada, ya que la gestión de la fuerza laboral es una de las partes más difíciles del cambio.

Pero, si utiliza las herramientas adecuadas y un enfoque eficaz, podrá aprovecharlo para su negocio. Las aplicaciones de seguimiento del tiempo de alta calidad serán invaluables si desea hacer el cambio. Le brindarán muchos beneficios adicionales al mismo tiempo, lo que los convertirá en una inversión que vale la pena, independientemente de cómo se comunique su equipo a largo plazo.